E-mail profissional: veja o guia completo

Calendário22/03/2021 - Atualizado em 22/03/2021

E-mail profissional: veja o guia completo

E-mail profissional: veja o guia completo

O e-mail profissional é um passo importante para a construção da marca de qualquer empresa, assim como profissionais autônomos. Além de servir como um canal de comunicação com os clientes e os colaboradores, o e-mail profissional desperta confiança entre a marca e o público, ajudando no branding.

Um endereço de e-mail ideal deve incluir o nome do colaborador ou o setor no qual ele trabalha e o domínio da empresa (@suaempresa.com.br). Encaminhar um e-mail pelo domínio corporativo demonstra que a marca é confiável e está estabelecida no mercado. 

O valor jurídico do e-mail profissional também deve ser levado em conta. No Brasil, as mensagens trocadas via e-mail profissional têm o mesmo peso que um documento reconhecido em cartório, ou seja: o conteúdo possui veracidade plena. Isso também traz segurança aos profissionais e aos clientes. 

Se você é proprietário de empresa ou profissional autônomo, saiba que é possível obter um e-mail profissional com pouco investimento. Neste artigo, você confere algumas dicas de como escolher a plataforma de e-mail ideal e de que modo criar uma assinatura de e-mail. 

Por que é importante ter um e-mail profissional?

Gerar valor ao negócio é um dos principais motivos pelos quais é importante ter um e-mail profissional. Ele mostra que a sua empresa é comprometida com a qualidade da comunicação e faz com que as pessoas reconheçam sua marca mais facilmente.

Se você está buscando ideias de e-mails profissionais, saiba que cada área da empresa pode direcionar as demandas a um e-mail específico, como, por exemplo, [email protected] ou [email protected] 

O trecho @suaempresa.combr nada mais é que o domínio do e-mail profissional. 

Essa organização auxilia tanto na administração do negócio quanto na comunicação com clientes e fornecedores, pois, ao receberem uma mensagem da empresa, as pessoas saberão claramente de qual setor ela é.

Gerenciador de e-mail

O processo de como iniciar um e-mail profissional depende da escolha do gerenciador de e-mail e das necessidades da empresa ou do profissional. Atualmente, existem diversas plataformas, como o Webmail, que permitem que o usuário faça o gerenciamento de e-mail na nuvem. 

A vantagem do gerenciador é o rápido carregamento e a estabilidade. O layout é responsivo e pode ser alterado conforme a preferência do usuário. Contudo, o gerenciamento de e-mail via aplicativo pode ser a melhor opção para empresas que precisam de praticidade e organização, algo que nem sempre os gerenciadores em nuvem conseguem fornecer. 

O benefício desses aplicativos é a possibilidade de gerir diversas contas de forma simultânea, utilizando calendários e filtros avançados. Um dos gerenciadores mais populares no mercado é o Outlook, que permite acesso de mensagens e uso de comandos do teclado para execução de tarefas. 

Já o aplicativo gratuito da Mozzila Firefox, o Thunderbird, é multiplataforma (Windows, Mac e Linux), indicado para quem busca um layout simples e facilidade na gestão dos e-mails.

Google Workspace

Assim como o Webmail e o Outlook, o Google Workspace funciona como um gerenciador para a conta de e-mail profissional. No entanto, ele merece destaque por reunir diversas ferramentas para que os colaboradores trabalhem com mais cooperação. 

Uma das ferramentas do Google Workspace é o Gmail, o e-mail personalizado da empresa (por exemplo, contato @minhaempresa.com.br), com 30 GB de armazenamento. Uma das grandes vantagens é a categorização automática em Principal, Social e Promoções, além do agrupamento dos e-mails. 

Além disso, o Gmail conta com filtro contra spam e marcadores personalizados, permitindo a utilização de atalhos de teclado, que auxiliam na leitura e na resposta de e-mails, sem contar uma lista de extensões que podem potencializar a usabilidade do e-mail. O Boomerang, por exemplo, é usado para agendamento de e-mails e lembretes.

Como Criar Email Profissional?

Como criar um e-mail profissional

Saber como escrever um e-mail profissional, assim como criá-lo, é essencial para quem deseja ter uma marca bem sucedida no mercado. Sem isso, as chances de que o investimento em marketing e relacionamento seja prejudicado são altas. Afinal, se o cliente não confia na mensagem que recebe, qual é a possibilidade dele comprar algo em sua empresa?

Para criar um e-mail profissional, você precisará escolher um domínio. Lembre-se que ele é a identidade digital da empresa. Por isso, evite usar apelidos, números e caracteres especiais, utilizando seu nome sempre que for possível. 

Às vezes, é melhor optar pelo que é familiar, em vez do moderno, pelo bem do negócio. Se estiver com dúvidas, faça a seguinte pergunta: quando as pessoas recebem um e-mail seu, o que elas devem pensar sobre você? 

Os clientes podem preferir entrar em contato com uma área específica e não saberão que [email protected] faz parte da equipe comercial. Assim, é importante considerar a criação de endereços genéricos como [email protected]

Em seguida, você precisa definir o gerenciador de e-mail mais adequado às necessidades da empresa. Independentemente da escolha, é necessário configurar o e-mail, fazendo os ajustes para envio e recebimento de mensagens. 

Mas não se preocupe: cada gerenciador possui manuais e suporte de atendimento para essa etapa. A HostGator oferece alguns planos que incluem a criação e a hospedagem de e-mail profissional.

Como organizar a caixa de entrada de e-mail

Depois de criar e implementar o e-mail profissional, chegou a hora de pensar numa forma de organizar a caixa de entrada. A regra básica é armazenar ou deletar mensagens que não se encaixam no fluxo de trabalho. Guardar conteúdos irrelevantes apenas deixa a sua caixa cheia e desorganizada.

Uma dica bacana de como organizar a caixa de e-mail é criando pastas diferentes para as mensagens. Esse processo ajuda na otimização de tempo e na priorização de atividades. É possível criar pastas por assuntos (clientes, compras, vendas) e categorias (urgente, importante, não importante, conhecimento). 

Alguns gerenciadores permitem que as mensagens caiam diretamente na pasta relacionada — basta configurar o e-mail para que ele as filtre automaticamente. É possível categorizar por assunto, remetente, palavra-chave contida no título ou no corpo de e-mail.

Também existem ferramentas que ajudam na organização da caixa de entrada, como o Unroll.me, que faz o descadastramento em massa da assinatura de newsletters, e o IFTTT, que possibilita a automatização de tarefas para envio de e-mails e armazenamento de mensagens relevantes.

Assinatura para e-mail profissional

Se você está se perguntando o que incluir na sua assinatura de e-mail profissional, saiba que as melhores cumprem dois propósitos principais: atrair a atenção do usuário e transmitir informações relevantes tanto sobre você quanto seu negócio. 

De modo geral, a assinatura funciona como um cartão de visita virtual que reforça a identidade da marca, presta informações relevantes e aumenta as chances de uma venda. Abaixo, você confere uma lista das informações que precisam constar numa assinatura de e-mail. 

  • Nome, cargo e empresa;
  • Informações de contato (site da empresa, telefone para contato e até redes sociais);
  • Logo (se você quiser trabalhar o branding da empresa, é interessante inserir a logo na assinatura);
  •  Foto (é opcional, mas pode ajudar na humanização de contato entre você e o cliente);
  • Design responsivo.

Lembre-se de priorizar a informação mais importante, já que assinaturas muito longas tendem a ser ignoradas pelo usuário. Não insira informações irrelevantes, como citações longas ou frases controversas: elas podem ofender ou incomodar o usuário, fazendo com que você perca uma futura venda.

Os geradores de assinatura são ótimas ferramentas de 

como fazer assinatura de e-mail profissional

. Algumas, como MySignature e Newoldstamp, são gratuitas e superfáceis de utilizar.

Benefícios do e-mail profissional

Benefícios do e-mail profissional

Como você percebeu neste artigo, o e-mail é um dos canais de comunicação mais utilizados no ambiente profissional, representando o cartão de visita virtual da empresa ou do profissional. Por esse motivo, investir tempo e recurso para profissionalizá-lo deve ser uma das prioridades da sua empresa.

Ele é mais que um canal para recebimento e envio de mensagens, sendo uma poderosa ferramenta de marketing, capaz de potencializar as vendas e melhorar o relacionamento com o cliente.

Presença digital

A construção de uma presença digital sólida depende do processo de branding que inclui todas as ações relacionadas à identidade da marca. Os melhores e-mails profissionais fazem parte desse processo, pois incorporam o nome da sua empresa em todas as mensagens que você envia. 

Ao definir sua marca e sua empresa, você está otimizando a forma como é percebido pelo público, auxiliando no crescimento. Além disso, o e-mail profissional protege todas as informações, pedidos e compromissos do seu cliente, ajudando a organizar a estrutura organizacional da empresa. 

Segurança

Outro benefício do e-mail profissional é a segurança: ele reduz o risco das mensagens serem marcadas como spam ou enviadas diretamente para a lixeira do destinatário. 

Provavelmente, você verá um aumento nas taxas de entrega ao usar um endereço de e-mail profissional. Com ele, você obtém recursos de segurança para proteger a marca contra ataques de hackers, spamming e malware.

Se a sua empresa não realiza backups com frequência, ela pode estar perdendo informações importantes e abrindo brechas para que pessoas mal-intencionadas se aproveitem da situação para dar golpes. 

Um endereço profissional fornece a solução para o problema do backup regular dos e-mails e da confidencialidade, algo que gerenciadores gratuitos não garantem totalmente.

Com um e-mail profissional, você tem acesso a backup instalado com sua empresa de hospedagem de e-mail com a garantia de proteção de dados. Isso manterá suas informações seguras e sempre acessíveis, com total privacidade, permitindo que você foque no que realmente importa: seus negócios.

Pontos importantes do e-mail profissional

Para criar um ótimo e-mail profissional, lembre-se que ele precisa construir confiança e credibilidade. Para isso, existem três regras principais que precisam ser cumpridas.

  1. Consistência (o e-mail precisa refletir a essência da marca);
  2. Padronização (para colaboradores e áreas, agora e no futuro, quando a empresa crescer);
  3. Personalização. 

Se você cumprir essas três regras básicas, estará criando um ótimo e-mail profissional. Desse modo, ficará muito mais fácil trabalhar o branding da marca e melhorar  o relacionamento com seu cliente.

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