O Google Workspace é uma solução para empresas que utilizam os produtos Google no dia a dia. Veja mais sobre seu funcionamento no blog da HostGator.

No final de 2020, o Google anunciou o lançamento do Google Workspace, uma experiência de produto totalmente integrada com versões de compra sob medida para os clientes. 

Entre as funcionalidades do Google Workspace, estão mensagens, reuniões, documentos e atribuições, todas desenvolvidas com a segurança do Google e a última tecnologia do mercado — ao contrário das ferramentas G Suite, que ficaram ultrapassadas.

Cerca de 2,5 bilhões de usuários utilizam as ferramentas do Google, como o Google Analytics ou o Google Ads, todos os meses. Esse sucesso tem a ver com os produtos modestos e fáceis de usar, que antecipam as necessidades dos usuários. Independentemente do modelo de negócio da sua empresa, a lista de motivos para usar o Google Workspace é longa.

Neste artigo, você conhece mais sobre o funcionamento do Google Workspace e as vantagens de contratar o serviço que, de acordo com o próprio Google, possui três desenvolvimentos principais. 

O primeiro é uma experiência de usuário nova e integrada, que ajuda as equipes a colaborarem de maneira mais eficaz. O segundo diz respeito à conexão dos colaboradores e ao impulsionamento de novas experiências digitais ao cliente, enquanto o terceiro é a melhoria da forma que as funcionalidades atuam juntas, com soluções adaptadas às necessidades únicas dos clientes. 

O que é o Google Workspace?

O Google Workspace é um serviço que oferece as principais ferramentas do Google, personalizadas de forma independente, com o nome de domínio do cliente. O pacote de ferramentas inovadoras é hospedado na nuvem do Google e foi projetado para facilitar a criação de empresas, a colaboração, a produtividade e a mobilidade das equipes.  

Aplicativos incluídos nos planos do Google Workspace – Fonte da imagem: Google Workspace

Por meio da página Admin, o proprietário(a) do negócio pode gerenciar tudo a partir do mesmo lugar: adicionar novos usuários e grupos, gerenciar dispositivos, fazer configurações de segurança e adicionar novos domínios para o negócio. O Workspace é gratuito por 14 dias e, depois disso, passa a custar, no pacote básico, US$5 por conta de usuário por mês (ou US$50 por usuário por ano).

Para que serve o Google Workspace?

O Google Workspace serve para auxiliar equipes que trabalham de forma remota. As ferramentas Google permitem que os colaboradores compartilhem ideias em planilhas, apresentações e texto numa sala de bate-papo com conferência de vídeo. É colaboração em tempo real e comunicação eficiente! 

Ele facilita a organização e o controle dos dados da organização, tornando as equipes mais ágeis, colaborativas e bem informadas. Na prática, ele ajuda a experimentar os benefícios da verdadeira transformação digital, incluindo a capacidade de trabalhar de novas maneiras. 

Vídeo introdutório Google Workspace – Fonte do vídeo: Google Workspace

Quais são os principais serviços do Google Workspace?

O Google Workspace inclui as principais ferramentas gratuitas do Google que você provavelmente já conhece: o e-mail profissional (Gmail), Agenda, Drive, Documentos, Planilhas, Apresentações e Keep. Com o Workspace, no entanto, as empresas podem personalizar e compartilhar as ferramentas entre as equipes em tempo real.

Um exemplo é a possibilidade de visualização, que permite que os usuários revisem o conteúdo de um link compartilhado sem deixar o documento original. Essa atitude economiza tempo, pois permite que o usuário alterne entre aplicativos e guias. A criação de documentos em salas de reunião facilita a criação e a colaboração dinâmica no chat, sem nunca ter que mudar as guias. 

Outra grande atualização no Google Workspace é poder ver e ouvir seus colegas enquanto trabalha em Documentos, Planilhas e Apresentações com a extensão de chamadas de vídeo picture-in-picture para essas ferramentas. A integração do Docs e do Chat significa que você pode se comunicar e colaborar simultaneamente. Abaixo, você confere algumas vantagens de contratar ferramentas do Google para empresas. 

Gmail 

Com o Google Workspace, você obtém as funcionalidades, a confiabilidade e a familiaridade do Gmail, mas com o domínio da sua organização. Para os empregadores, é um e-mail de nível empresarial premium que eles podem controlar e proteger, sem a necessidade de manter um servidor de e-mail, podendo facilmente adicionar ou remover usuários conforme o negócio cresce.

Google Drive

Cada usuário tem uma conta do Drive, em que pode armazenar notas, rascunhos e outros arquivos que seus colegas de equipe não precisam acessar. Além disso, cada equipe pode ter seu próprio Drive, no qual os usuários podem compartilhar documentos ou recursos que outros membros da equipe precisam acessar. 

Obviamente, eles também podem compartilhar arquivos e pastas usando a versão gratuita do Drive, mas, primeiro, precisam conceder acesso manualmente e atribuir permissões para cada usuário. Com o Drive de equipe, todos que precisam de acesso já o têm. 

Google Currents

Funciona como uma rede social interna para agilizar a comunicação em toda a organização, compartilhar conteúdo relevante com seus funcionários, iniciar discussões e permitir que os colaboradores avaliem questões importantes da empresa.

Login único e CRM

Ao integrar o Google Workspace com CRM e outros aplicativos de produtividade, a equipe pode trabalhar perfeitamente em várias plataformas, tudo no aplicativo Google Workspace. 

Os colaboradores acessam aplicativos de trabalho com um único login e não perdem tempo alternando para frente e para trás, duplicando esforços e dados. Além disso, os colaboradores atuam com mais produtividade, diminuindo os erros e as inconsistências humanas.

Com o CRM, as equipes comerciais e de customer success podem fazer autolog de tarefas, históricos, chamadas e reuniões, além de trocar e-mails no Salesforce sem sair do Gmail. Também é possível extrair  dados de CRM para o Planilhas Google.

Endpoint Management

Enquanto o Admin Console permite que você controle contas do Google Workspace, o Endpoint Management permite que você controle quais dispositivos podem acessar essas contas.

Com o Google Workspace Endpoint Management, você pode distribuir aplicativos em dispositivos móveis de forma rápida e em grande escala. Você também pode verificar o uso, gerenciar as configurações de segurança e limitar o acesso em qualquer dispositivo endpoint. Se um dispositivo for perdido ou roubado, você pode apagar dados confidenciais remotamente limpando o dispositivo ou a conta.

Se alguém fizer login de um dispositivo não reconhecido, o usuário da conta recebe uma mensagem solicitando o código de verificação, o que oferece uma camada extra de segurança. 

Além disso,  todo o conteúdo que se move entre os servidores do Google e os de outras empresas é criptografado. Por exemplo, cada e-mail que você envia ou recebe é 100% criptografado, portanto, é seguro abri-lo. Os administradores também podem definir regras personalizadas de criptografia para conteúdo específico.

Google Vault

O Vault permite que você preserve dados importantes pelo tempo que precisar, mesmo de contas suspensas. Isso ajuda a evitar a perda de dados quando os funcionários deixam a empresa. Você também pode usar o Vault para rastrear a atividade do usuário e ver suas pesquisas, visualizações de conteúdo e exportações.

Google Sites

Se a sua empresa precisa de um site ou de uma nova maneira interativa de compartilhar informações com clientes e equipes remotas, o Google Site é uma ótima opção. 

Inteligência Artificial

O Google Workspace aproveita o aprendizado de máquina, o processamento de linguagem natural e outras formas de IA para remover o atrito, automatizar tarefas simples e empoderar a equipe com os insights baseados em dados de que precisam para tomar decisões de negócios bem informadas. 

Por exemplo, quando os funcionários reservam reuniões virtuais no Agenda, o Google Assistant encontra automaticamente um horário e adiciona salas otimizadas para cada participante. 

A escrita inteligente no Gmail pode terminar as frases, enquanto o Nudge os lembra de responder às mensagens. O Planilhas Google também está integrado ao BigQuery, para que os funcionários possam gerenciar, analisar e interpretar grandes quantidades de dados brutos em tempo real com conveniência.

Por que investir no Workspace?

O Workspace é uma ótima solução para usuários profissionais ou empresariais que querem um endereço de e-mail em seu próprio domínio e precisam de acesso a aplicativos de produtividade, sem se preocupar em ultrapassar os limites de armazenamento. Se é seu caso, recomendamos que você invista no Workspace!

A pandemia causada pela COVID-19 acelerou a necessidade de mobilidade e a digitalização das equipes. Por isso, talvez o principal motivo para usar o Google Workspace seja obter acesso total ao pacote de ferramentas que aumentam a produtividade. 

O trabalho remoto e em trânsito é totalmente facilitado, e os colaboradores podem criar documentos, colaborar com colegas em tempo real, falar com clientes em videochamadas ou enviar e-mails a qualquer momento, de qualquer lugar do mundo.

As ferramentas Google para negócios funcionam em qualquer navegador da internet e oferecem possibilidade de sincronizar o Chrome em todos os dispositivos. 

Além de ser uma ótima solução em termos de hospedagem de e-mail, o Workspace fornece uma solução completa para colaboração e armazenamento de documentos.  

Com os recursos off-line do Google Workspace, você não precisa depender da internet para fazer seu trabalho ou acessar seus dados. Ao fazer isso, o Google garante que você esteja sempre trabalhando com os arquivos mais recentes e não precise perder tempo movendo ou duplicando recursos.

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