Você sabe o que é gestão de estoque e como ela é importante para qualquer loja virtual? Saiba como garantir um controle eficiente da gestão do seu estoque!

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Organização é uma característica fundamental de todas as empresas de sucesso. Afinal, com processos bem organizados, fica muito mais fácil controlar tudo o que acontece na empresa e entregar boas experiências aos clientes.

Para a área de armazenamento e estoque, isso não é diferente. Por isso, a importância da gestão de estoque. Fazer uma boa gestão do seu estoque é muito importante para garantir resultados de qualidade em uma empresa.

Acompanhe o conteúdo a seguir e saiba como cuidar da gestão de estoque do seu negócio!

O que é gestão de estoque?

Gestão de estoque são todos os processos e estratégias utilizados para cuidar da área de armazenamento de produtos de uma empresa.

Se você vende itens físicos aos seus clientes, com certeza esses itens ficam armazenados em algum lugar antes da compra, e durante o processo de envio ao consumidor. 

A gestão de estoque tem como objetivo garantir que toda essa área na empresa:

  • Seja organizada
  • Tenha eficiência
  • Traga resultados positivos e com qualidade
  • Garanta que o cliente tenha uma boa experiência de compra 

Como funciona a gestão de estoque?

A gestão de estoque pode funcionar de diversas maneiras e, normalmente, cada empresa adota métodos e planos de gestão de estoque diferentes.

No geral, a gestão é feita por uma pessoa ou equipe que trabalha para que todos os produtos sejam armazenados, classificados, e distribuídos de forma correta. 

Fazer uma gestão eficiente do seu estoque com qualidade, impacta de forma muito positiva nos resultados da empresa, evitando perdas e gastos desnecessários. Da mesma forma, problemas na gestão de estoque também podem trazer muitos prejuízos. 

Por que fazer uma gestão de estoque eficiente é importante?

O controle adequado do estoque de uma empresa é muito importante e pode fazer com que o negócio seja um destaque no mercado.

Isso porque, quando bem feita, a gestão otimiza o tempo de entrega dos produtos, evita erros de entrega, garante a qualidade dos itens (sem avarias ou perdas) e torna a experiência final do consumidor mais agradável. 

Tudo isso tem impacto direto na área financeira da empresa. Afinal, com a gestão eficaz do estoque, as equipes da área de logística e armazenamento se tornam mais eficientes e produtivas.

Além disso, as empresas acabam tendo muito mais economia, sem produtos quebrados ou desistência de compras. 

Métodos de gestão de estoque

Existem diferentes métodos para fazer uma gestão de estoque eficiente. Conheça alguns a seguir para escolher aquele que melhor se aplica à sua empresa. 

  • Primeiro que entra, primeiro que sai (PEPS): O objetivo do método PEPS é evitar que os produtos estraguem por conta do prazo de validade. Por isso, os mais antigos são vendidos primeiro. Ideal para quem trabalha com alimentos, produtos de beleza ou qualquer item perecível. 
  • Curva ABC: No método da curva ABC, os produtos são classificados como A (valor mais caro) até C (valor mais baixo). Dessa forma, o gestor de estoque pode dar mais atenção aos processos dos produtos A caso precise priorizar, colocando mais esforço nos itens de maior valor. 
  • Just in time: O processo chamado de Just in time significa a fabricação de um produto apenas por demanda do cliente. Ou seja, o estoque não existe, ou é praticamente mínimo, pois é utilizado apenas durante o envio dos produtos ao comprador. 
  • Estoque Mínimo e Estoque Máximo: Os métodos de estoque mínimo e estoque máximo também são bastante utilizados. No primeiro, o gestor de estoque define o que o nome do método já explica: um estoque mínimo de segurança caso a demanda cresça. Já no estoque máximo, a ideia é entender qual é o item de maior número em estoque, para evitar o excesso. 

As melhores práticas de uma gestão eficaz

Agora que você já sabe a importância de uma gestão eficaz e conhece alguns métodos, é fundamental ter em mente quais são as boas práticas dessa área: 

  • Tenha processos bem definidos para evitar problemas administrativos;
  • Use a tecnologia e dados para fazer o controle do seu estoque;
  • Treine sua equipe de forma recorrente, para que todos estejam atualizados;
  • Monitore seu estoque de forma frequente;
  • Analise seu histórico de vendas para prever suas demandas com antecedência; 
  • Seja rigoroso na organização dos seus produtos em estoque; 

Ferramentas para utilizar na gestão de estoque

Você provavelmente deve estar pensando que fazer uma gestão de estoque eficaz sem usar tecnologia é praticamente impossível, certo? E isso é verdade! Para que a sua gestão tenha máxima qualidade, invista em ferramentas que te auxiliem nesse processo. 

As mais comuns são os ERPs, ou Enterprise Resourse Planning. São sistemas integrados que auxiliam na organização de todos os processos e dados da sua empresa.

Ter um ERP pode ser um grande diferencial para o seu trabalho, pois essa tecnologia é capaz de analisar informações muito úteis para gerenciar estoques. 

Além disso, ferramentas de SRM também podem ser usadas como apoio. O Supplier Relationship Management é uma ferramenta de gestão que pode ser usada para integrar seus processos aos de fornecedores, com mais qualidade e redução de erros. 

Erros para não cometer na sua gestão de estoque

Existem erros que são muito comuns em uma gestão dos estoques de uma loja online. Porém, se você souber quais são eles e se preparar, vai poder evitá-los e torná-los menos frequentes.

Veja quais são os erros mais comuns ao gerenciar estoques: 

  • Quantidade inadequada de produtos (poucos produtos ou mercadoria em excesso); 
  • Desorganização pela falta de ferramentas de gerenciamento adequadas;
  • Erros de administração por falta de treinamento de equipe; 
  • Pouco atenção à organização dos produtos; 
  • Não se programar para épocas de aumento de vendas e sazonalidades do seu setor; 

Esses erros podem ser evitados com a utilização dos softwares corretos de gestão de estoque e o apoio das ferramentas e métodos adequados.

É importante que você lembre também de sempre alinhar os processos da área de armazenamento e logística com outros departamentos da empresa, como compras e vendas. 

Dessa forma, você pode garantir que o estoque estará integrado com as estratégias dos outros departamentos e evitar imprevistos e outros problemas. 

Como evitar as perdas na gestão de estoque

As perdas na gestão de estoque podem acontecer por diversos motivos, como:

  • Furtos de produtos
  • Perdas por falta de atenção ou desorganização
  • Produtos estragados por passarem do prazo de validade
  • Problemas de armazenamento adequado (quebras e danos aos produtos)

No entanto, é possível evitar todos esses problemas:

  • Utilizando a tecnologia como aliada da sua empresa ;
  • Investindo em boas ferramentas de gerenciamento;
  • Reforçando com sua equipe todas as regras e processos da gestão de estoque;
  • Instalando sistemas de segurança para proteger seus produtos contra furtos;
  • Escolhendo os métodos mais adequados para os seus processos;
  • Fazendo inventários dos produtos regularmente;

Posso utilizar planilhas de controle?

As planilhas em Excel ainda são muito utilizadas para gestão de estoques. No entanto, existem muitos riscos em seguir com esse sistema. Apesar de relativamente mais simples de operar que um ERP e com custo muito menor, as desvantagens das planilhas são: 

  • Possível perda de informações caso a planilha não seja salva
  • Desorganização caso haja mais de uma pessoa acessando e alterando a planilha
  • Falta de otimização de tempo e recursos, pois os dados são inseridos de forma manual, que é mais lenta e trabalhosa; 
  • Pouca ou nenhuma integração com informações de outras áreas, que pode ser fundamental para a gestão do estoque.

Por isso, procure deixar as planilhas para processos mais simples, pontuais e específicos da sua empresa.

A nossa dica final é que você busque investir em um bom sistema de gestão automatizado, para evitar erros e tornar a gestão cada vez mais prática, com menos custo e mais eficiente.

Esperamos que tenha gostado do conteúdo e que seus processos de estoque tenham cada vez mais sucesso! Até a próxima!