Gestão de tempo e produtividade

Gestão de tempo e produtividade: 5 dicas para profissionais de tecnologia

sexta-feira, 20 de abril de 2018 | Comentários

Cuidar do tempo e da produtividade podem não ser tarefas fáceis. Seja na área de tecnologia ou em outras áreas, o tempo corrido é nosso grande inimigo. Para gerir projetos e tarefas com mais facilidade, separamos algumas dicas que podem te ajudar a se tornar um profissional muito mais produtivo!

Pomodoro

Você conhece a técnica Pomodoro? Dentre as cinco dicas que iremos falar ao longo do texto, provavelmente essa é a mais conhecida. O nome Pomodoro vem do italiano e significa “tomate”. A escolha do nome é do Francesco Cirillo, que usou um daqueles cronômetros de cozinha com formato de tomate para gerenciar o seu tempo.

Pomodoro se baseia na ideia de fluxos de trabalho divididos em blocos para melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco. Depois de diversas pesquisas, Francesco chegou na seguinte técnica:

Técnica Pomodoro

  • Selecione todas as suas tarefas e monte uma lista das principais
  • Determine 25 minutos para fazer apenas uma das tarefas principais
  • Mantenha todo o seu foco apenas nela
  • Quando o despertador tocar, faça uma pausa de 5 minutos. Nesse período vale levantar, fazer um exercício, caminhar, alongar, meditar. Procure algo que te ajuda a relaxar.
  • Risque a tarefa da sua lista depois que terminá-la
  • Retome o trabalho depois da pausa por mais um “pomodoro” (25 minutos)
  • A cada quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa: 30 minutos até voltar ao trabalho

A ideia é que, com o passar do tempo, você descubra quantos “pomodoros” usa para fazer suas atividades (isso vai te ajudar a estimar prazos).

Você não precisa de um tomate para fazer essa técnica funcionar. Alguns aplicativos gratuitos te auxiliam no Pomodoro:

  • Be Focused: Esse aplicativo está disponível apenas para iOS, mas você encontra uma opção correlata, chamada Clear Focus. São ótimas opções para você gerenciar seus trabalhos, estudos e até tarefas do dia-a-dia, como arrumar o quarto ou fazer uma atividade física.
  • Pomello: Essa opção é mais voltada para quem quer usar o Pomodoro nas tarefas do trabalho e de forma potencializada. O Pomello funciona no computador, o que é uma grande vantagem para o mundo corporativo. Esse aplicativo tem outra vantagem incrível para quem está sempre ligado nas técnicas de produtividade: só funciona sincronizado com o Trello, uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas muito utilizada em empresas que vamos falar daqui a pouco.
  • Tomato-timer: Esse app é uma outra opção para o seu computador, mas dessa vez você só precisa acessar o site e começar a usar. O site emite um som no fone de ouvido e uma notificação no canto da tela para avisar que seu tempo acabou. E além disso, é possível controlar os horários de intervalo entre um bloco de pomodoro e outro.

Metodologias Ágeis

Metodologias ágeis também podem te salvar! Tudo começou com o desenvolvimento de projetos de software e as ideias principais eram: priorizar as pessoas e as interações, produtos executáveis, colaboração do cliente e respostas rápidas para as mudanças.

Para colocar esses métodos dentro da sua empresa é preciso separar os seus projetos em ciclos:

  • Início do projeto
  • Organização e preparação
  • Execução do trabalho
  • Encerramento do projeto

Após cada ciclo, você (e sua equipe) devem analisar todas as atividades individualmente. Assim, caso encontre erros no meio do caminho, você poderá resolvê-los mais rápido. Isso evita que muitos erros sejam acumulados e no final você precise refazer todo o trabalho.

Com esse método você consegue entregar um projeto mais rápido, desenvolvê-lo com mais qualidade, visualizar o que já foi feito e quanto falta, além de dividir as etapas entre todos os membros da equipe.

Nesta metodologia você pode usar o Scrum, onde os projetos são divididos em ciclos (tipicamente mensais) chamados de Sprints. O desenho final do Scrum pode ser resumido assim:

Scrum

Para entender mais sobre esse método, você pode conferir uma aula gratuita de Scrum da Mastertech.

Kanban

Kanban é um termo de origem japonesa e significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. Este é um conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série. O Kanban é uma ótima forma de integrar as tarefas da empresa e facilitar a comunicação entre todos os departamentos.

Essa metodologia funciona através de murais divididos em três seções (ou mais), normalmente nomeadas de To do (por fazer), Doing (fazendo/em execução) e Done (feito/concluído). Outras seções podem ser acrescentadas conforme as necessidades do seu projeto, como Pending (pendente) por exemplo.

Kanban

Além de um mural físico, você pode seguir essa metodologia através de alguns sites e aplicativos, como Asana ou Trello.

Remote: Office is not required 

Se você é adepto do trabalho remoto (ou está pensando em aderir), a quarta dica é uma sugestão de literatura: Remote – Office not required, de Jason Fried e David Heinemeier Hansson. Neste livro, Jason e David falam sobre alguns motivos para o trabalho remoto ser recomendável em diversos casos: “Quando você não consegue ver alguém o dia todo, a única coisa que você tem para avaliar é o trabalho”.

Já sabemos que o escritório é um ambiente cheio de políticas, com inúmeras interrupções e ainda assim avaliamos os profissionais pelo tempo em que eles ficam sentados na cadeira. Isso não tem nada a ver com resultado e, neste ponto, os argumentos do livro a favor do trabalho fora do escritório são bastante convincentes.

Gestão e escopo visual

Como última dica, vamos falar sobre representação visual. A ideia aqui é: Desenhar ao invés de ficar extensamente descrevendo em texto. Um bom exemplo é EAP – Estrutura Analítica de Projetos, também conhecida como WBS – . Essa é uma ferramenta que organiza todo o escopo do projeto de maneira visual e subdividindo, de forma que seja melhor gerenciado.

Com essa técnica, o gerente de projetos não apresentará um documento textual extenso a cada pessoa envolvida como: patrocinadores, clientes, equipe, gerente funcional, gerente de portfólio e pessoas afetadas pelo projeto. Ele apresenta a EAP, fornecendo uma visão rápida e geral do que está dentro do escopo do projeto. Isso facilita a análise e ajuda a identificar possíveis necessidades.

Além disso, essa visão permite que a equipe não esqueça elementos solicitados.
Para criar uma EAP, são necessárias as seguintes entradas: plano de gerenciamento do projeto; declaração do escopo do projeto; documentação dos requisitos; fatores ambientais da empresa; e ativos de processos organizacionais.

Algumas regras a serem seguidas para o desenvolvimento de uma EAP:

  • A EAP deve ser criada com a ajuda da equipe;
  • Cada nível da EAP é uma parte menor do nível anterior;
  • O projeto inteiro deve ser incluso em cada um dos níveis mais elevados da EAP;
  • A EAP deve incluir apenas as entregas necessárias para o projeto;
  • As entregas que não estão na EAP não fazem parte do projeto.

Ficou empolgado com as cinco dicas? A Masterterch, escola de habilidades do século XXI, está com inscrições abertas para o curso de Gestão de Projetos Ágeis. Com ele você pode aprender mais sobre metodologias ágeis e técnicas de produtividade e gestão. Confere aqui!

 

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