Aprenda como proteger seu e-mail profissional contra phishing, invasões e outros ataques com práticas como 2FA, senhas fortes, autenticação de domínio e monitoramento de acessos.
Os e-mails corporativos são frequentemente alvos de ciberataques, que visam roubar dados da empresa ou dos seus clientes, sequestrar sistemas e cobrar resgate ou conseguir acesso a informações sensíveis e confidenciais. Por isso, para não colocar seu negócio em risco, é imprescindível saber como proteger e-mail profissional.
A segurança do e-mail corporativo depende tanto dos recursos fornecidos pela organização quanto da forma como os usuários utilizam o serviço. Por isso, é essencial que as instituições façam constantemente treinamentos de cibersegurança, para ensinar aos colaboradores como evitar ataques por e-mail.
Continue a leitura para saber como proteger e-mail profissional e o que fazer caso a sua conta seja invadida.
Resumo do artigo
- Proteger o e-mail profissional é fundamental para evitar roubo de dados sensíveis e sigilosos do negócio e dos seus clientes, além de prevenir acessos indevidos ao sistema;
- Para proteger o serviço de mensagens corporativas é necessário adotar várias práticas, sendo algumas das principais usar senhas únicas e fortes, implementar o duplo fator de autenticação e não clicar em links e arquivos oriundos de remetentes desconhecidos;
- A empresa pode utilizar medidas de proteção adicionais, como uso de protocolos para evitar que os colaboradores recebam e-mails enviados por terceiros usando domínios falsos.
Como proteger e-mail profissional
Para aumentar o nível de segurança de e-mail profissional é necessário adotar várias medidas de proteção que envolvem desde a criação de uma senha forte e única até o uso de protocolos que comprovam a origem da mensagem.
Na tabela abaixo, você poderá conferir algumas práticas básicas de proteção que podem deixar a sua conta mais segura.
| Medida de segurança | Por que é importante |
|---|---|
| Usar senhas únicas | Se você utilizar a mesma senha para acessar vários serviços e ela vazar, os invasores terão mais facilidade para acessar as suas contas de e-mail |
| Implementar o duplo fator de autenticação | Impede que os hackers tenham acesso à sua conta, mesmo que eles consigam obter a sua senha |
| Usar senhas fortes | Invasores têm mais dificuldade de adivinhar senhas que contêm combinações de números, letras e caracteres especiais |
| Não clicar em links e arquivos suspeitos | Impede que programas maliciosos sejam instalados no seu dispositivo |
| Não acessar a conta usando redes de Wi-Fi públicas | Quem utiliza essas redes corre o risco de ter seus dados interceptados por hackers |
Quais são as principais ameaças a um e-mail profissional
Agora que mostramos qual é a importância de saber como proteger e-mail profissional, veja abaixo quais são as principais ameaças a esses serviços de mensagem.
Phishing
O phishing é uma forma de ataque cibernético onde os criminosos se passam por entidades confiáveis para obter informações pessoais, como senhas e detalhes financeiros. Os e-mails de phishing geralmente solicitam que você clique em links suspeitos, baixe arquivos contaminados por malwares ou forneça informações confidenciais.
Alguns dos principais sinais de que a mensagem recebida é uma tentativa de phishing são:
- Incidência de muitos erros ortográficos ou de gramática;
- URLs suspeitas;
- Solicitações urgentes e não usuais.
Comprometimento de e-mail corporativo (BEC)
Nesse tipo de golpe, os cibercriminosos se passam por fornecedores e parceiros do negócio para obter vantagens financeiras e dados confidenciais.
Um dos exemplos mais comuns de comprometimento de e-mail corporativo é quando os criminosos criam endereços eletrônicos similares aos dos parceiros da empresa e enviam faturas falsas. Assim que essas cobranças são pagas, o dinheiro é direcionado para as contas dos golpistas.
Golpes de engenharia social
Os golpes de engenharia social têm o intuito de manipular os destinatários para fazer com que eles informem informações confidenciais ou façam transferências financeiras.
Um exemplo desse tipo de golpe é quando um funcionário recebe um e-mail de alguém que se apresenta como integrante da equipe de TI da companhia, informando que foi detectado um problema na conta do colaborador e solicitando, com urgência, o código de autenticação enviado ao celular para supostamente regularizar o acesso.
Caso o colaborador caia no golpe e informe o código solicitado, o golpista terá acesso à conta desse colaborador e poderá obter informações confidenciais e vantagens financeiras.
9 práticas de segurança de e-mail profissional
Conheça agora nove medidas de segurança de e-mail profissional para deixar o seu endereço eletrônico mais protegido da ação de agentes mal-intencionados.
1. Implemente a verificação em 2 fatores (2FA)
Para evitar acessos indevidos à sua conta, mesmo que a sua senha tenha sido vazada, é primordial implementar a verificação em dois fatores. Dessa forma, sempre que você for acessar o seu e-mail, terá que informar sua senha e fornecer outros dados para validar o acesso, como:
2. Não acesse a conta de e-mail usando redes Wi-Fi públicas
Não acesse o seu e-mail profissional utilizando redes públicas de Wi-Fi, pois, geralmente, elas não apresentam um alto grau de segurança, o que facilita a interceptação de dados por criminosos virtuais.
Se precisar acessar seu e-mail em locais públicos, use uma rede virtual privada (VPN) para criptografar sua conexão e proteger seus dados.
3. Use uma senha única e forte
Ainda é comum encontrar pessoas que utilizam a mesma senha para acessar diferentes sites e ferramentas na internet. No entanto, essa prática pode ser muito perigosa, pois se um desses sistemas for invadido e as suas credenciais de acesso vazarem, os invasores poderão entrar em todas as suas contas.
Por isso, é fundamental criar uma senha diferente para cada site ou serviço, e que seja composta por:
- Letras maiúsculas e minúsculas;
- Números;
- Caracteres especiais.
Também é necessário evitar usar combinações que podem ser facilmente adivinhadas, como nomes próprios, sobrenomes e datas de nascimento.
4. Implemente a autenticação de domínio com os protocolos SPF, DKIM e DMARC
Os protocolos SPF, DKIM e DMARC têm o objetivo de autenticar e-mails e impedir que cibercriminosos enviem mensagens utilizando um domínio que não lhes pertence.
SPF (Sender Policy Framework) é um sistema no qual o responsável por um domínio pode listar todos os servidores que ele utiliza para enviar e-mails. Dessa forma, é possível atestar que a mensagem enviada é realmente oriunda de um determinado domínio.
DKIM (Domainkeys Identified Mail) é um sistema que adiciona uma assinatura criptografada no cabeçalho do e-mail, para que os serviços que vão receber essa mensagem possam verificar a autenticidade do domínio que a enviou.
DMARC (Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance) é um mecanismo cuja função é determinar o que fazer com um e-mail após a verificação do SPF e do DKIM, se ela será aceita, rejeitada ou colocada em quarentena.
Para configurar esses protocolos no seu serviço de e-mail, é necessário entrar em contato com o provedor DNS ou com o provedor de hospedagem.
5. Implemente filtros para identificar padrões suspeitos
Outra medida para aumentar o nível de segurança de um e-mail profissional é utilizar filtros capazes de detectar padrões, domínios e conteúdos suspeitos. Alguns dos principais são:
- Filtros de detecção de BEC e phishing: esses sistemas combinam algoritmos de aprendizado de máquina e análise comportamental para identificar tentativas de falsificação de domínio e anomalias de comunicação;
- Filtros de URL e proteção de links: esses mecanismos fazem múltiplas verificações em URLs e links antes de permitir que o destinatário possa acessá-los;
- Filtros de regras personalizadas: você pode criar um filtro personalizado para o seu negócio, contendo palavras, remetentes e endereços de IP suspeitos.
A fim de aumentar ainda mais a segurança da empresa, é possível configurar regras para impedir o envio de dados sigilosos ou financeiros para contatos fora da organização.
6. Utilize serviços de criptografia
Para evitar que os dados enviados por e-mail sejam interceptados, é importante utilizar um serviço de criptografia. Dessa forma, assim que a mensagem for enviada, ela será automaticamente criptografada durante o envio e só poderá ser lida pelo destinatário autorizado.
Muitos provedores de e-mail já disponibilizam a criptografia das mensagens. Contudo, caso o serviço utilizado pela sua organização não ofereça essa funcionalidade, é possível usar um gateway de criptografia, como Proofpoint, Mimecast e Cisco.
7. Não clique em links e nem baixe arquivos suspeitos
Uma das dicas mais básicas e importantes de como proteger e-mail profissional é jamais clicar em links ou baixar arquivos enviados por remetentes desconhecidos ou suspeitos.
Nunca clique em links que solicitem informações pessoais ou financeiras, redirecionem para sites não confiáveis ou pareçam suspeitos de qualquer forma. Eles podem direcioná-lo para páginas de phishing ou instalar um malware em seu computador, e, assim, conseguir um acesso indevido ao sistema da sua organização.
Uma forma de evitar o download de arquivos contaminados é utilizar um sandbox, um mecanismo que vai testar os arquivos recebidos em um ambiente isolado para validar se eles são realmente seguros.
8. Implemente a proteção de endpoints e firewall de perímetro
Os endpoints são os dispositivos conectados à rede corporativa e, se não contarem com mecanismos de proteção efetivos, podem ficar extremamente vulneráveis a ciberataques. Por isso, é primordial instalar neles ferramentas como antivírus ou plataformas de proteção de endpoints (EPP).
Além disso, é crucial configurar corretamente o firewall para bloquear conexões de entrada não solicitadas, limitar as comunicações às portas essenciais e bloquear o acesso a domínios suspeitos.
9. Monitore os acessos
Outra maneira de proteger um e-mail corporativo é monitorando os acessos, avaliando aspectos como:
- IPs utilizados para acessar as contas;
- Localização geográfica;
- Horário de acesso.
Dessa forma, será possível identificar atividades fora do padrão e tomar as medidas cabíveis antes que as contas sejam invadidas.
Quais são os sinais de que o e-mail profissional foi invadido?
Além de aprender como proteger e-mail profissional, é preciso conhecer os principais sinais que indicam que um e-mail foi invadido, como:
- Maior lentidão para enviar ou receber mensagens;
- E-mails na caixa de saída que você não lembra ter enviado;
- Mensagens importantes excluídas;
- Alterações nas configurações do e-mail;
- Relatos de pessoas dizendo que estão recebendo e-mails estranhos oriundos do seu endereço eletrônico;
- Credenciais de acesso alteradas;
- Acessos de locais desconhecidos.
Como recuperar um e-mail invadido?
Caso o seu e-mail seja invadido, é preciso saber como proceder para resolver a situação. Algumas medidas que você deve tomar nesse caso são:
- Entrar em contato com o provedor de e-mail e denunciar a invasão;
- Notificar o ocorrido a todos os seus contatos, especialmente aqueles relacionados ao setor financeiro ou de segurança;
- Fazer um boletim de ocorrência.
Se você conseguir recuperar o acesso à sua conta, altere a senha e implemente o duplo fator de autenticação.
Contudo, em situações mais complexas, quando não for possível recuperar o endereço eletrônico pelos canais administrativos, pode ser necessário buscar orientação jurídica.
Conclusão
Saber como proteger e-mail profissional é essencial para garantir a segurança dos dados e das finanças da sua empresa. Portanto, se possível, passe a adotar todas as medidas de segurança apresentadas neste artigo para manter as comunicações do seu negócio protegidas.
Para mais conteúdos sobre cibersegurança e e-mails, continue no blog da HostGator e confira outros artigos sobre esses temas: