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Workflow é um termo para fluxo de trabalho. Veja aqui como a sua pode utilizar esse sistema para otimizar os resultados.

Você sabe o que é workflow e como essa ferramenta pode ser útil para a melhoria dos processos e resultados da sua empresa? 

O termo tem origem na língua inglesa e pode ser traduzido para o português como “fluxo de trabalho”, ou seja, uma espécie de trajeto padronizado que os processos de uma empresa precisam percorrer até que possam ser concluídos. 

Para esclarecer todas as dúvidas sobre o assunto e destacar a importância da ferramenta, ao longo do conteúdo, vamos apresentar exemplos práticos sobre o workflow, explicar o seu funcionamento e destacar suas vantagens. 

O que é workflow? 

Conforme citamos na introdução deste artigo, o workflow é uma espécie de percurso que precisa ser percorrido para a conclusão de determinado processo. 

Para facilitar a sua compreensão sobre o assunto, imagine um diagrama com um objetivo final e uma série de tarefas relacionadas que nos levam por uma trilha em direção a determinado resultado. 

A princípio pode parecer confuso entender o que é workflow, mas com um exemplo prático, tudo pode ficar mais fácil, não é mesmo? 

Sendo assim, vamos facilitar a compreensão, utilizando um exemplo de workflow aplicável ao e-commerce: 

  1. Recebimento de um pedido de venda no site; 
  2. Aprovação do pagamento; 
  3. Emissão da nota fiscal; 
  4. Separação e embalagem do produto; 
  5. Entrega do produto à transportadora. 

Com o exemplo acima fica muito mais fácil compreender o que é workflow. Veja que existe um processo bem definido e uma sequência de passos. 

Considerando o exemplo acima, o workflow não permitiria que um produto vendido fosse entregue à transportadora antes da aprovação do pagamento e emissão da nota fiscal, por exemplo. 

Sem dúvida alguma, quando falamos de workflow estamos diante de uma ferramenta fundamental para que as empresas consigam desenvolver suas atividades com eficiência e organização. 

O workflow pode ser aplicável a diferentes tipos de negócios e processos, no comércio, indústria, prestação de serviços e até mesmo na produção deste artigo! 

Veja outro exemplo: 

  1. Análise e identificação das palavras-chave; 
  2. Desenvolvimento do conteúdo; 
  3. Revisão e correção; 
  4. Otimização para SEO; 
  5. Inserção de links e imagens; 
  6. Publicação no site. 

Percebeu como o workflow pode ser importante para a sua empresa? Comece a imaginar como os processos do seu negócio poderiam ser organizados e fluir melhor com base em tarefas pré-definidas e organizadas em um fluxo de trabalho. 

Como funciona o workflow 

Agora que você já sabe o que é workflow, é hora de compreender mais sobre o seu funcionamento, tipos e aplicações. 

Neste tópico, abordaremos 5 tipos de workflows e suas características. São eles: 

  • Administrativo 
  • AD HOC 
  • Colaborativo 
  • Produtivo 
  • Transacional 

Administrativo 

Como o próprio nome sugere, o workflow administrativo é utilizado para organização e coordenação do fluxo de trabalho e rotinas administrativas de uma organização. 

Normalmente, este tipo de workflow está associado a rotinas burocráticas, como elaboração e revisão de contratos, emissão de notas fiscais, arquivamento de documentos e outros processos organizacionais. 

AD HOC 

O workflow ad hoc se diferencia dos demais modelos, pois possui uma estrutura flexível e adaptável, que permite mudanças e alterações de regras, durante o processo. 

Neste modelo, as tarefas podem ser alteradas e remanejadas de acordo com as regras e procedimentos estabelecidos pela organização ou quando identificada uma necessidade. 

workflow

Colaborativo 

Por sua vez, o workflow colaborativo é aquele empregado para coordenar e organizar o trabalho desenvolvido por vários departamentos de uma mesma empresa. 

Este modelo de trabalho oferece agilidade e melhoria na comunicação interna das organizações, sendo muito utilizado para tarefas que dependem do parecer e ações de diferentes departamentos. 

Um processo de vendas, por exemplo, pode passar pelo setor comercial, faturamento, expedição e logística. 

Produtivo 

Um workflow de produção é normalmente utilizado para operações repetitivas, não modificáveis e de larga escala. 

A produção de um veículo em larga escala e suas diversas etapas podem ser um bom exemplo de workflow de produção ou produtivo. 

Transacional 

Por fim, temos o workflow transacional, que é aquele que normalmente envolve a execução e coordenação de múltiplas tarefas, com ações humanas ou automatizadas. 

Este tipo de workflow é conhecido por permitir a execução de tarefas de maneira conjunta, mas em unidades distintas, garantindo assim maior confiabilidade aos processos. 

Como criar um workflow 

Já vimos o que é workflow e seus diferentes tipos. Sendo assim, é hora de conferir um passo a passo completo didático e objetivo que explica como criar um workflow. 

Liste as tarefas de cada departamento 

O primeiro passo para desenvolver um workflow consiste em listar as tarefas desenvolvidas por cada departamento. 

Confira alguns exemplos: 

  • Vendas: prospecção de clientes, agendamento de reuniões de vendas, realização das reuniões, envio da proposta ao cliente;  
  • Faturamento: recebimento dos pedidos, conferência das informações, emissão das notas fiscais. 
  • Estoque: organização dos produtos, separação de itens, conferência e expedição. 

Estruture os processos de forma lógica 

Com todas as tarefas listadas, é hora de montar uma estrutura lógica para os processos, muitas vezes combinando as ações e atividades de diferentes departamentos. 

Seguindo as tarefas do item anterior, é possível montar um workflow de vendas interligado ao faturamento e, por sua vez, ao setor de expedição. 

A organização lógica dos processos é fundamental para evitar erros e permitir o desenvolvimento das atividades e evolução da empresa. 

Utilize um software de gestão 

Quando o objetivo da empresa está direcionado para a construção de um workflow e organização de processos operacionais, o investimento na aquisição e implantação de um sistema de gestão empresarial do tipo ERP é fundamental. 

As soluções ERP são completas, e contam com uma série de recursos integrados que favorecem o desenvolvimento de tarefas e processos de forma coordenada e absolutamente organizada. 

Além disso, as soluções ERP costumam contar com workflows customizáveis e adaptáveis à realidade e necessidades de cada tipo de negócio. 

Avalie os resultados e implemente melhorias 

Após a elaboração do workflow, coloque o mesmo em funcionamento e avalie de perto os seus resultados e contribuições para a organização e bom andamento dos processos. 

Colete feedbacks, anote pontos de melhoria e, aos poucos, implemente os ajustes até que a solução esteja adaptada e atenda por completo as necessidades da empresa. 

Cuidados ao criar um workflow 

Já vimos o que é workflow e conferimos um passo a passo com dicas e informações importantes relacionadas a como criar um workflow na prática. 

Agora, aproveitando o contexto, precisamos observar alguns cuidados importantes que precisam ser observados na elaboração e construção de um workflow. São eles: 

  • Evite a repetição de tarefas: na elaboração de um workflow, a pressa pode ser a sua maior inimiga. Procure construir e revisar os processos com calma, evitando erros comuns como a repetição de tarefas dentro de um mesmo fluxo de trabalho. 
  • Sintetize as informações: o workflow deve funcionar como uma espécie de diagrama, com etapas sintetizadas e bem definidas. Evite utilizar longas descrições para cada etapa, simplifique e evite erros. 
  • Treine e capacite os colaboradores: por fim, mas não menos importante, não se esqueça de capacitar adequadamente os colaboradores. Todos precisam entender o que é workflow, seu funcionamento e como utilizar a ferramenta. 

Vantagens do workflow 

Ao longo deste conteúdo, vimos o que é workflow e navegamos por um interessante e completo aprendizado sobre o tema. 

No entanto, para que possamos fechar com chave de ouro, vamos apresentar as principais vantagens desta ferramenta, ajudando você a decidir ou não pela sua implantação e uso na sua empresa. 

Agilizar gerenciamento de tarefas 

Com tarefas organizadas e processos bem definidos, as empresas conseguem ganhar pontos significativos em agilidade. 

Por sua vez, em um mercado cada vez mais competitivo, organizações ágeis costumam sair na frente da concorrência e conquistar os melhores resultados. 

Fluidez nas tarefas 

Quando todos sabem o caminho que precisam percorrer para concluir determinados processos, as tarefas se desenvolvem de forma mais fluida. 

Desta forma, as empresas conseguem reduzir burocracias internas, maximizando resultados e, ao mesmo tempo, reduzindo custos com processos.

Otimiza produtos e serviços 

Um workflow bem estruturado é capaz de otimizar produtos e serviços, elevando os padrões de qualidade da empresa e o nível de satisfação dos clientes. 

Processos bem definidos demonstram um alto nível de organização e confiabilidade, contribuindo para a reputação da empresa perante seus clientes, parceiros e fornecedores. 

workflow

Reduz erros 

Sem dúvida alguma, uma das vantagens mais significativas do workflow é a sua contribuição para a redução de erros. 

Com o suporte e o caminho traçado em um workflow, fica mais fácil compreender a próxima etapa para cada tipo de processo e o que precisa ser realizado. 

Simplifica a comunicação interna 

Por sua vez, a utilização de um bom workflow, também pode ser útil para simplificar a comunicação interna e contribuir para o crescimento da organização. 

O tempo para obter uma aprovação ou liberar um processo pode ser substancialmente reduzido com o uso de ferramentas que promovam a integração de departamentos, líderes e equipes. 

Baixa os gastos 

Por fim, não poderíamos deixar de destacar que o workflow é uma ferramenta com enorme potencial para contribuir com a redução de custos nas organizações. 

Com processos céleres e eficientes, as empresas eliminam parte significativa da burocracia e dos seus custos associados, aumentando a sua produtividade e lucratividade. 

Por fim, agora que você já sabe o que é workflow, como criar um e conhece as principais vantagens que esta ferramenta pode oferecer, é hora de realizar um estudo e implementá-la na sua empresa. 

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