Você precisa gerencias as informações das diferentes áreas da sua empresa de forma simples? Um sistema ERP pode te ajudar. Entenda agora todos os detalhes!

Sistema de Gestão Integrado, Planejamento de Recursos Empresariais, Sistema de Gestão Empresarial: essas são algumas das nomenclaturas para a sigla ERP. Mas, afinal, o que é sistema ERP, por que você precisa conhecê-lo e aplicar em seu negócio? A resposta é simples: porque ele vai ajudar sua empresa a crescer.

Nos próximos tópicos, traremos as principais informações relacionadas ao tema. Sendo assim, você saberá como essa tecnologia funciona, quais as vantagens de utilizá-la e quando é o momento certo de investir em tal sistema. Então, fique conosco pelos próximos minutos.

O que é o sistema ERP?

Independentemente da nomenclatura utilizada, ERP é um sistema de gerenciamento, cuja função é integrar dados de várias áreas da empresa. Em outras palavras, isso significa que as informações do setor financeiro, de compras, vendas, recursos humanos e vários outros ficam interconectadas. 

Você não precisa mais atualizar uma infinidade de planilhas do Excel e, da mesma forma, também não solicitar informações de outros departamentos de forma constante. Agora todos os dados da empresa ficam armazenados no sistema ERP

Só para ficar ciente, a sigla ERP corresponde à expressão em inglês “Enterprise Resource Planning”, que pode ser traduzida das três maneiras que citadas no início do texto. 

Como funciona o sistema ERP?

Um Sistema de Gestão Integrado é um software onde o usuário insere informações sobre diversos departamentos da empresa e, depois disso, elas são atualizadas automaticamente. Assim, todo esse material fica armazenado em um banco de dados, que pode estar hospedado na nuvem ou em um servidor instalado na própria companhia contratante. 

De forma geral, um ERP básico integra áreas essenciais, por exemplo, estoque, faturamento, compras e financeiro. Porém, a depender da configuração do programa e da necessidade do cliente, é possível acrescentar outros módulos à versão principal. Assim, você pode integrar também dados do RH, do setor de Marketing, soluções contábeis, etc.

Para ficar mais fácil de entender como funciona um ERP, imagine a seguinte situação: 

  1. O setor de compras acabou de adquirir determinada matéria-prima e lançou isso no sistema; 
  2. Automaticamente, a informação aparece para o financeiro, que toma ciência da necessidade de pagar o fornecedor;
  3. Depois disso, o dado é repassado para a produção, que já consegue se organizar para desenvolver o produto;
  4. Para finalizar, o setor de vendas também é atualizado e fica por dentro da previsão de chegada dos novos itens. 

Estrutura do sistema ERP

Quando você contrata um Sistema de Gestão Integrado, é importante saber que ele é dividido em três áreas básicas: apresentação, processamento e armazenagem. E, além disso, em cada um desses níveis, ocorrem processos específicos.

Apresentação

A apresentação do ERP é o dashboard, ou seja, a área principal, onde você faz login, pesquisa dados e consegue ter uma visão geral do software. É a partir desse nível que terá acesso à etapa de processamento lógico.

Processamento lógico

Esse é o “cérebro” do ERP. Portanto, aqui, ocorrem todas as ações solicitadas no dashboard pelo usuário. É a camada de processamento que faz a integração entre os dados de todos os módulos cadastrados no sistema. Além disso, também é ela que recebe todas as atualizações necessárias e ajustes de código.

Armazenagem

A camada de armazenagem é o “coração” do sistema, pois guarda todos os dados inseridos no ERP, de qualquer que seja o departamento. Dessa forma, são as informações aqui contidas que permanecem protegidas em um servidor, esteja ele hospedado na nuvem ou em equipamentos físicos na área de TI da sua própria empresa. 

Contudo, se você optar por ter um servidor físico, saiba que precisará ter uma equipe de profissionais de tecnologia bem capacitada. Afinal, qualquer problema, manutenção ou personalização deverá ser feita pela sua própria equipe. 

Como o sistema ERP ajuda as empresas?

No início do texto, comentamos que um sistema ERP ajuda no crescimento das empresas, porém por que podemos afirmar isso? Bem, basta observar todas as vantagens que ele proporciona para o negócio. A seguir, listamos às quatro principais. 

Segurança dos dados

Algumas companhias podem ter receio de deixar todos os seus dados armazenados em um único sistema de gestão. E se alguém invadir o sistema? E se ocorrer um bug e todos os dados sumirem? Todas essas preocupações são relevantes, mas saiba que um bom ERP é extremamente seguro, ainda mais quando fica hospedado em nuvem.

O software possui vários níveis de segurança, incluindo criptografia, firewalls e controle de acesso. Desta maneira, todo tráfego entre o banco de dados do sistema e os setores da empresa permanecem monitorados e qualquer informação suspeita é bloqueada. 

Além disso, permite restringir os acessos de cada funcionário ou setor às informações armazenadas. Dessa maneira, você consegue gerenciar melhor o trabalho dos colaboradores.

Auxilia os processos

A integração que um ERP proporciona faz com que todos os processos organizacionais ocorram com maior facilidade e em menor tempo. Até porque o sistema automatiza grande parte dos processos burocráticos manuais. 

Isso evita erros na atualização de dados, retrabalho para inserir a mesma informação em diferentes planilhas, falhas de comunicação entre os setores, perda de dados, etc. Além disso, dependendo do sistema contratado, é possível ter acesso a previsões de negócio, análises de rentabilidade, desempenho, entre outras métricas. 

Caso a sua empresa trabalhe muito com a área de logística, você ainda pode contratar o sistema WMS (Sistema de Gestão de Armazéns) e integrá-lo ao ERP.

A função do WMS é gerir todos os processos operacionais, dessa maneira, inclui estoque de produto, data de validade, processamento de pedidos, entre outros. 

Reduz os custos

A longo prazo, o uso de um sistema ERP reduz os custos da empresa. O motivo é que você consegue aumentar a produtividade das equipes, porque deixam de realizar vários processos manuais burocráticos e podem concentrar-se em trabalhos mais complexos.

Fora isso, o sistema:

  • identifica os níveis de estoque ideal, para que você não precise fazer compras além do necessário;
  • analisa o índice de vendas das mercadorias, apresentando aquelas com maior saída e as que estão encalhadas, de modo que você consiga montar estratégias para reduzir prejuízos;
  • proporciona uma visão geral da empresa, assim você identifica facilmente valores em caixa, gastos desnecessários, produtividade dos setores e consegue fazer ajustes rapidamente para evitar perdas.  

Gestão de pessoas

Em um ERP, você também pode incluir um módulo específico para a o RH. Assim, é possível gerenciar facilmente questões como ponto eletrônico, folha de pagamento, processos de seleção, benefícios trabalhistas, entre outros. 

Além do mais, o software o ajuda, enquanto gestor de qualquer área, a administrar a produtividade da sua equipe. Afinal, você consegue verificar facilmente quais dados foram inseridos por determinado funcionário ou observar o desempenho de um grupo.