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E-mail profissional: veja o guia completo

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O e-mail profissional é um passo importante para a construção da marca de qualquer empresa, assim como profissionais autônomos. Aprenda como criar o seu!

Um e-mail profissional traz diversos benefícios para seu negócio, e qualquer um deles necessita dos melhores aplicativos para e-mail.

Confira um guia completo sobre os e-mails profissionais, segurança, como criar o seu, quais são os melhores aplicativos para e-mail e muito mais!

Um endereço de e-mail profissional ideal deve incluir o nome do colaborador ou o setor no qual ele trabalha e o domínio da empresa (@suaempresa.com.br). Encaminhar um e-mail pelo domínio corporativo demonstra que a marca é confiável e está estabelecida no mercado. 

O valor jurídico do e-mail profissional também deve ser levado em conta. No Brasil, as mensagens trocadas via e-mail profissional têm o mesmo peso que um documento reconhecido em cartório, ou seja: o conteúdo possui veracidade plena. Isso também traz segurança aos profissionais e aos clientes. 

Se você é proprietário de empresa ou profissional autônomo, saiba que é possível obter um e-mail profissional com pouco investimento.

Neste artigo, você confere algumas dicas de como escolher a plataforma de e-mail ideal e de que modo criar uma assinatura de e-mail. 

Por que é importante ter um e-mail profissional?

Gerar valor ao negócio é um dos principais motivos pelos quais é importante ter um e-mail profissional. Ele mostra que a sua empresa é comprometida com a qualidade da comunicação e faz com que as pessoas reconheçam sua marca mais facilmente.

Se você está buscando ideias de e-mails profissionais, saiba que cada área da empresa pode direcionar as demandas a um e-mail específico, como, por exemplo, [email protected] ou [email protected] 

O trecho @suaempresa.combr nada mais é que o domínio do e-mail profissional.

Essa organização auxilia tanto na administração do negócio quanto na comunicação com clientes e fornecedores, pois, ao receberem uma mensagem da empresa, as pessoas saberão claramente de qual setor ela é.

Gerenciador de e-mail

O processo de como iniciar um e-mail profissional depende da escolha do gerenciador de e-mail e das necessidades da empresa ou do profissional. Atualmente, existem diversas plataformas, como o Webmail, que permitem que o usuário faça o gerenciamento de e-mail na nuvem. 

A vantagem do gerenciador é o rápido carregamento e a estabilidade. O layout é responsivo e pode ser alterado conforme a preferência do usuário.

Contudo, o gerenciamento de e-mail via aplicativo pode ser a melhor opção para empresas que precisam de praticidade e organização, algo que nem sempre os gerenciadores em nuvem conseguem fornecer. 

O benefício desses aplicativos é a possibilidade de gerir diversas contas de forma simultânea, utilizando calendários e filtros avançados. Um dos gerenciadores mais populares no mercado é o Outlook, que permite acesso de mensagens e uso de comandos do teclado para execução de tarefas. 

Já o aplicativo gratuito da Mozilla Firefox, o Thunderbird, é multiplataforma (Windows, Mac e Linux), indicado para quem busca um layout simples e facilidade na gestão dos e-mails.

Google Workspace

Assim como o Webmail e o Outlook, o Google Workspace funciona como um gerenciador para a conta de e-mail profissional. No entanto, ele merece destaque por reunir diversas ferramentas para que os colaboradores trabalhem com mais cooperação. 

Uma das ferramentas do Google Workspace é o Gmail, o e-mail personalizado da empresa (por exemplo, contato @minhaempresa.com.br), com 30 GB de armazenamento. Uma das grandes vantagens é a categorização automática em Principal, Social e Promoções, além do agrupamento dos e-mails. 

Além disso, o Gmail conta com filtro contra spam e marcadores personalizados, permitindo a utilização de atalhos de teclado, que auxiliam na leitura e na resposta de e-mails, sem contar uma lista de extensões que podem potencializar a usabilidade do e-mail.

O Boomerang, por exemplo, é usado para agendamento de e-mails e lembretes.

Titan Mail

Conheça o Titan Mail - HostGator

O Titan Mail é bastante utilizado para a criação de e-mails profissionais, mais ainda porque é oferecido normalmente em planos de hospedagem.

Na HostGator, por exemplo, você pode utilizar um e-mail profissional personalizado utilizando o Titan. Você pode acessá-lo de qualquer dispositivo e estar sempre próximo da sua empresa e dos seus clientes.

Além disso, você também pode fazer mais de uma conta de e-mail, facilitando a criação de e-mails para as áreas da sua empresa, como por exemplo, marketing, vendas e assim por diante.

Com o Titan Mail, você pode:

  • Gerenciar suas contas por aplicativo mobile;
  • Agendar e-mails;
  • Ativar a confirmação de recebimento e de leitura;
  • Ter um calendário sincronizado.
  • E muito mais!

Veja como criar uma conta do Titan Mail na HostGator!

Constant Contact

Conheça o Constant Contact - HostGator

Outra ferramenta muito potente para o seu negócio, é o Constant Contact. A ferramenta é bastante robusta quando o assunto é e-mail profissional e tem muitos complementos.

A função principal do Constant Contact é facilitar o contato da sua empresa com os leads e clientes. Além de criar e-mails com layouts responsivos, é possível personalizar toda a jornada dos clientes, ter listas de contatos personalizadas e muito mais.

A ferramenta acaba sendo uma solução completa para quem quer ter tudo em um só lugar. Utilizando o Constant Contact, além desse contato facilitado com clientes, você certamente poderá vender mais com campanhas ricas de e-mail marketing.

Veja mais detalhes e teste a ferramenta grátis por 60 dias.

Essas plataformas são ideias para que você possa utilizar no seu negócio, ter um e-mail profissional personalizado e aproveitar todos os benefícios que entregam. Aqui na HostGator, oferecemos os serviços acima.

Com um e-mail personalizado na HostGator, você pode:

  • Receber notificações de e-mail e personalizá-las
  • Importar e-mails e contatos
  • Tenha controle total com o Admin Console
  • Proteja as suas mensagens de e-mail com criptografia
  • Você pode desfazer envios de e-mails e assim, corrigir erros
  • Encontre seus e-mails de maneira fácil e rápida
  • Faça videoconferências
  • Tenha os seus dados e informações protegidas no servidor na nuvem
  • E muito mais!

Outros aplicativos para e-mail profissional

Se você acompanha as estratégias do mundo digital, precisa ficar atento para escolher os melhores aplicativos para e-mail. Eles te ajudam a aumentar a produtividade e podem influenciar na segurança de suas mensagens.

Utilizar um app que não seja adequado para seu e-mail, seja no desktop ou mobile, pode causar alguns problemas. Os aplicativos foram criados para facilitar a vida de quem precisa lidar com dezenas de mensagens e ainda ser produtivo no trabalho.


Por isso, separamos os melhores aplicativos para e-mail que você precisa conhecer!

Outlook

De acordo com relatórios da Microsoft, o Outlook tinha 400 milhões de usuários em 2018. Atualmente a plataforma permanece sendo uma das mais populares, tanto em dispositivos mobile quanto no desktop.

Quem usa o Outlook no mobile consegue uma série de vantagens, especialmente a integração com outros apps. Nos smartphones Android e iPhone, ele tem integração com:

  • Calendário;
  • Lista de contatos;
  • Google Drive;
  • Dropbox;
  • One Drive.

Sua caixa de entrada é muito intuitiva de usar, especialmente com os comandos de deslize de dedos que permite arquivar, responder ou deletar mensagens rapidamente.
Também é possível criar categorias de e-mail usando cores para separação tanto na versão mobile quanto desktop.

Thunderbird

O Thunderbird é um app de e-mail gratuito da Mozilla Firefox. Apesar de adorado pelos usuários no desktop, sua versão mobile ainda não está disponível. De qualquer forma, quem utiliza o e-mail principalmente no computador ou notebook vai adorá-lo.

Ao contrário do Outlook, o Thunderbird não possui muitas funcionalidades. Seu objetivo é simplificar o uso do e-mail, por isso seu layout e design são simples e funcionais. Quem está em busca de um formato que permite trabalhar sem distrações, com certeza vai adorar esse aplicativo.

Além de ser simples de usar, o Thunderbird é rápido para configurar e fácil de utilizar na rotina de trabalho.

Webmail

O Webmail é um app que utiliza a nuvem para dar acesso às mensagens de qualquer lugar. Seu carregamento é rápido e o e-mail é bastante estável, portanto o usuário do Webmail raramente sofre com instabilidade dos servidores ou problemas relacionados.

O layout do app pode ser alterado de acordo com a preferência de cada usuário. Apesar de não ser um app para smartphones, seu site é completamente responsivo. Portanto, é possível utilizado em dispositivos móveis sem grandes problemas.

Como criar um e-mail profissional

Saber como escrever um e-mail profissional, assim como criá-lo, é essencial para quem deseja ter uma marca bem sucedida no mercado. Sem isso, as chances de que o investimento em marketing e relacionamento seja prejudicado são altas. Afinal, se o cliente não confia na mensagem que recebe, qual é a possibilidade dele comprar algo em sua empresa?

Para criar um e-mail profissional, você precisará escolher um domínio. Lembre-se que ele é a identidade digital da empresa. Por isso, evite usar apelidos, números e caracteres especiais, utilizando seu nome sempre que for possível. 

Às vezes, é melhor optar pelo que é familiar, em vez do moderno, pelo bem do negócio. Se estiver com dúvidas, faça a seguinte pergunta: quando as pessoas recebem um e-mail seu, o que elas devem pensar sobre você? 

Os clientes podem preferir entrar em contato com uma área específica e não saberão que [email protected] faz parte da equipe comercial. Assim, é importante considerar a criação de endereços genéricos como [email protected]

Em seguida, você precisa definir o gerenciador de e-mail mais adequado às necessidades da empresa. Independentemente da escolha, é necessário configurar o e-mail, fazendo os ajustes para envio e recebimento de mensagens. 

Mas não se preocupe: cada gerenciador possui manuais e suporte de atendimento para essa etapa. A HostGator oferece alguns planos que incluem a criação e a hospedagem de e-mail profissional.

E depois de criar seu e-mail?

Aprendeu a criar um e-mail profissional e quer aproveitar seus benefícios? Isso é ótimo, mas você precisa de mais para conseguir elevar a eficiência do seu negócio.

É claro que melhorar a credibilidade e o foco profissional criando um e-mail é excelente, mas sua comunicação ainda precisa de um site para estar completa.

O site para empresa é uma parte essencial da estratégia de marketing e traz inúmeras oportunidades de negócio. Ele pode agregar valor à sua marca, dar visibilidade e funcionar como um e-commerce.

Aproveite essas possibilidades e aumente a relevância da sua marca na web.

Como organizar a caixa de entrada de e-mail

Depois de criar e implementar o e-mail profissional, chegou a hora de pensar numa forma de organizar a caixa de entrada. A regra básica é armazenar ou deletar mensagens que não se encaixam no fluxo de trabalho. Guardar conteúdos irrelevantes apenas deixa a sua caixa cheia e desorganizada.

Uma dica bacana de como organizar a caixa de e-mail é criar pastas diferentes para as mensagens. Esse processo ajuda na otimização de tempo e na priorização de atividades. É possível criar pastas por assuntos (clientes, compras, vendas) e categorias (urgente, importante, não importante, conhecimento). 

Alguns gerenciadores permitem que as mensagens caiam diretamente na pasta relacionada — basta configurar o e-mail para que ele as filtre automaticamente. É possível categorizar por assunto, remetente, palavra-chave contida no título ou no corpo de e-mail.

Também existem ferramentas que ajudam na organização da caixa de entrada, como o Unroll.me, que faz o descadastramento em massa da assinatura de newsletters, e o IFTTT, que possibilita a automatização de tarefas para envio de e-mails e armazenamento de mensagens relevantes.

6 dicas de como organizar sua caixa de e-mail

Se você está cansado de ver sua caixa de entrada lotada e desorganizada, confira algumas dicas simples que facilitarão esse processo.

1. Crie diferentes pastas na sua caixa de entrada

Por mais trabalhoso que possa parecer, criar pastas diferentes para organizar seu e-mail profissional fará você poupar tempo. Com isso, você poderá dar prioridade aqueles que são realmente relevantes para o negócio.

Crie marcadores para dividir assuntos, como:

  • Clientes;
  • Compras;
  • Vendas.

É importante, porém, ficar atento aos exageros, pois a ideia aqui é tornar sua caixa gerenciável – e não ainda mais trabalhosa de lidar. Para não gerar confusão e acabar se perdendo em tantas categorias, o ideal é contar com até três pastas.

Para organizar a caixa de entrada no Gmail, basta ir até o menu localizado no lado esquerdo, clicar em “mais” e, em seguida, “criar novo marcador”. Logo abaixo é possível também gerenciá-los, como alterar a ordem de visualização e modificar o nome.

Agora se você deseja organizar a caixa de entrada do Outlook, clique com o botão direito do mouse em cima do local onde deseja criar e selecione “nova pasta”.

2. Filtre seus e-mails automaticamente

Por mais simples que essa dica de como organizar caixa de entrada possa parecer, é uma das mais eficientes, e poupa tempo e trabalho.

Para fazer com que as mensagens caiam diretamente na pasta relacionada, você pode configurar o e-mail para que ele as filtre automaticamente.

Você pode categorizar por:

  • Assunto;
  • Remetente;
  • Palavra-chave contida no título ou corpo de e-mail.

Esse mesmo processo já é feito pela maioria das plataformas quando o e-mail é considerado spam, por exemplo.

3. Use as abas no Gmail

As abas são uma funcionalidade que o Google oferece para organizar a caixa de entrada. Elas são criadas automaticamente e você pode selecionar qual deseja ativar.

Caso receba muitos e-mails marketing, por exemplo, é possível centralizá-los na aba Promoções.

O interessante é, caso um e-mail caia em uma pasta errada, você pode movê-la até a correta. Desta forma a ferramenta vai entender a mudança e passar a seguir a nova regra.

4. Evite deixar e-mails já lidos na caixa de entrada

Essa é uma regra básica de como organizar caixa de e-mail. Se você já leu a mensagem e ela não de encaixa no seu fluxo de trabalho, simplesmente arquive-a ou descarte-a. Guardar conteúdos irrelevantes apenas deixa a sua caixa cheia e desorganizada.

5. Adicione estrelas nos e-mails importantes

Outra funcionalidade que ajuda a organizar caixa de entrada no Google é o sistema de estrelas. Com ele, você marca mensagens importantes ou aquelas que deseja acessar depois, já que elas são direcionadas para uma pasta separada.

6. Cancele e-mails inúteis

Os e-mails profissionais costumam estar inscritos em uma série de listas de newsletter e promoções, principalmente quem trabalha diretamente com compras e vendas. Caso você repare que essas mensagens não estão sendo lidas, talvez seja a hora de cancelar a inscrição.

Geralmente você pode fazer isso diretamente no e-mail marketing, pois grande parte conta com um botão de cancelamento no rodapé.

5 ferramentas que ajudam a organizar a caixa de e-mail

Existem algumas ferramentas, entre aplicativos, sites e extensões do browser, que ajudam quem deseja saber como organizar uma caixa de e-mail. Confira as principais a seguir!

1. Unroll.me

Essa ferramenta gratuita facilita o processo de cancelamento da inscrição de newsletter e e-mail marketing que não são lidos. Ele faz o descadastramento em massa e de assinaturas selecionadas.

2. IFTTT

O IFTTT, que é a abreviação de “If This Then That”, é uma ferramenta de produtividade que permite automatizar tarefas. Você pode programar dispositivos e aplicativos para, por exemplo:

  • Enviar lembretes de e-mails;
  • Direcionar documentos anexos diretamente para o Dropbox;
  • Salvar mensagens de contatos relevantes.

3. Google Inbox

Essa ferramenta do Google permite processar cada e-mail como uma tarefa. Ele oferece funcionalidades como adiar a leitura de uma mensagem e criar lembretes.

4. Sortd

Sua função é gerenciar e-mails, tarefas e trabalhos em equipe diretamente na caixa de entrada do Gmail. Ele cria listas e colunas, facilitando a sua classificação.

5. Checker Plus

Trata-se de uma extensão do navegador Google Chrome que permite gerenciar caixas de entrada de diversos e-mails em um único local, o Gmail. Outra funcionalidade que ele oferece é a possibilidade de receber notificações, até mesmo quando ele não está aberto.

Além de saber como organizar uma caixa de e-mail, lembre-se que é essencial separar o particular do profissional. Logo, é imprescindível que qualquer negócio ofereça uma ferramenta corporativa para todos os colaboradores.

Assinatura para e-mail profissional

Se você está se perguntando o que incluir na sua assinatura de e-mail profissional, saiba que as melhores cumprem dois propósitos principais: atrair a atenção do usuário e transmitir informações relevantes tanto sobre você quanto seu negócio. 

De modo geral, a assinatura funciona como um cartão de visita virtual que reforça a identidade da marca, presta informações relevantes e aumenta as chances de uma venda.

Abaixo, você confere uma lista das informações que precisam constar numa assinatura de e-mail. 

  • Nome, cargo e empresa;
  • Informações de contato (site da empresa, telefone para contato e até redes sociais);
  • Logo (se você quiser trabalhar o branding da empresa, é interessante inserir a logo na assinatura);
  •  Foto (é opcional, mas pode ajudar na humanização de contato entre você e o cliente);
  • Design responsivo.

Lembre-se de priorizar a informação mais importante, já que assinaturas muito longas tendem a ser ignoradas pelo usuário.

Não insira informações irrelevantes, como citações longas ou frases controversas: elas podem ofender ou incomodar o usuário, fazendo com que você perca uma futura venda.

Os geradores de assinatura são ótimas ferramentas de como fazer assinatura de e-mail profissional. Algumas, como MySignature e Newoldstamp, são gratuitas e superfáceis de utilizar.

Veja abaixo um vídeo sobre criar sua assinatura de e-mail no Roundcube.

Motivos para ter um e-mail profissional

Segundo o Clube do Empreendedor Sebrae algumas pessoas ainda não entenderam o papel do e-mail profissional para a reputação de uma marca. Então, se você atua como profissional liberal, tem e-commerce ou qualquer outro negócio, veja abaixo os principais motivos para criar um e-mail específico para a sua empresa ou projeto.

1. Comunicação

e-mail profissional é um canal de comunicação do seu negócio e pode ser usado para fortalecer a sua marca. Vamos supor que o seu e-mail seja [email protected], toda que vez que você for informá-lo a alguém terá que soletrar e ainda corre o risco de a pessoa não entender e por falha de comunicação você perder uma oportunidade.

Um jeito de facilitar a comunicação é criar e-mails setorizados, como [email protected][email protected] ou até mesmo [email protected]

2. Segurança

Você sabia que é cada vez maior o número de empresas que caem em golpes de e-mail? Eles têm inclusive uma nomenclatura própria: Business Email Compromise (BEC), que significa comprometimento do e-mail empresarial.

Segundo o Security Report o golpe costuma ser aplicado por meio do envio de faturas falsas, e-mails falsos em nome do gestor da empresa ou são enviados e-mails aos clientes solicitando pagamentos que vão direto para a conta dos golpistas.

Portanto, é imprescindível investir em soluções que concedam mais segurança e controle ao e-mail profissional.

3. Credibilidade

Talvez você já tenha recebido alguma mensagem enviada de um e-mail pessoal, mas como o assunto era profissional ficou um certo receio.

Principalmente quando é algo que envolve informações sigilosas, como dados cadastrais é comum as pessoas buscarem algum meio alternativo para para confirmar a veracidade do e-mail.

O e-mail profissional tende a dar mais credibilidade para o seu endereço eletrônico, tanto para quem entra em contato com você, como para quem recebe suas mensagens.

4. Integração

Você não precisará abandonar o Gmail para ter um e-mail profissional. Basta escolher um plano empresarial e personalizá-lo para a sua empresa.

Isso significa que o seu e-mail corporativo pode estar integrado com outras soluções, que citamos anteriormente: Calendário, Documentos, Planilhas, Google Drive e até Hangouts.

Vale destacar que todas essas ferramentas podem ser usadas tanto em desktops, notebooks, smartphones e tablets.

5. Produtividade

O pacote Google Apps para empresas reúne tudo o que você precisa em um só lugar, o que facilita a organização e acesso aos documentos.

O compartilhamento de informações e o acesso rápido aos dados armazenados, entre outras funcionalidades, tendem a aumentar a produtividade das equipes.

Não é à toa que a solução é escolhida por milhões de empresas em todo mundo, desde pequenos negócios até as empresas que figuram entre 500 maiores corporações do mundo.

6. Mobilidade

Acessar o e-mail profissional de qualquer lugar não é novidade, mas com o Google Apps para Empresas você passa a usar outros recursos que também ficam disponíveis em qualquer lugar e a qualquer momento. Você ganha liberdade para trabalhar de forma remota e não perde o contato com outras pessoas da equipe.

É importante ressaltar que todos os dados do seu negócio ficam protegidos, pois tudo fica salvo na nuvem com total segurança.

O Google desenvolveu as soluções para empresa seguindo os padrões rigorosos de privacidade e segurança, inspirado em práticas recomendadas do setor.

7. Monitoramento

Quem está começando um negócio agora pode contratar apenas um e-mail profissional, mas se sua empresa já está estabelecida pode escolher mais de uma conta de e-mail. Neste quesito, os planos são customizáveis de acordo com a sua necessidade.

No painel de administrador é possível gerenciar todo o seu pacote, desde a adição ou remoção de usuários, criação de grupos e opções de segurança, entre outros.

Também é possível configurar quem terá acesso a cada ferramenta ou arquivo.

Benefícios do e-mail profissional

Como você percebeu neste artigo, o e-mail é um dos canais de comunicação mais utilizados no ambiente profissional, representando o cartão de visita virtual da empresa ou do profissional.

Por esse motivo, investir tempo e recurso para profissionalizá-lo deve ser uma das prioridades da sua empresa.

Ele é mais que um canal para recebimento e envio de mensagens, sendo uma poderosa ferramenta de marketing, capaz de potencializar as vendas e melhorar o relacionamento com o cliente.

Presença digital

A construção de uma presença digital sólida depende do processo de branding que inclui todas as ações relacionadas à identidade da marca.

Os melhores e-mails profissionais fazem parte desse processo, pois incorporam o nome da sua empresa em todas as mensagens que você envia. 

Ao definir sua marca e sua empresa, você está otimizando a forma como é percebido pelo público, auxiliando no crescimento.

Além disso, o e-mail profissional protege todas as informações, pedidos e compromissos do seu cliente, ajudando a organizar a estrutura organizacional da empresa. 

Credibilidade

Geralmente, o e-mail profissional mostra que a sua empresa é comprometida com a qualidade da comunicação com o cliente. Esse tipo de endereço eletrônico é mais curto e claro, ou seja, ele passa uma informação precisa.

Isso gera mais credibilidade para o seu negócio, podendo auxiliar no marketing da sua empresa.

Reconhecimento

Pode parecer apenas um recurso simples, mas quando você cria um e-mail profissional, está protegendo sua marca e produzindo valor simbólico, pois fica mais fácil para memorizar e divulgar seus contatos.

Assim, você constrói o reconhecimento da empresa, que passa a ser vista e fixada pelos clientes.

Organização

Tendo acesso a várias contas de e-mail, é mais fácil administrar o seu negócio. Receber tudo apenas por um meio de contato, pode ser difícil de gerenciar.

Tendo várias contas de e-mail personalizadas, é possível dividi-las com clareza para cada setor da empresa. Sua equipe de marketing tem um e-mail, sua equipe do financeiro tem outro, e assim por diante.

Identificação

Ao receberem um e-mail da sua empresa, as pessoas conseguem visualizar claramente de qual setor ele. O mesmo acontece na situação contrária: é possível encaminhar um e-mail diretamente para um setor específico, como, por exemplo:

[email protected] ao invés de [email protected];
[email protected] ao invés de [email protected]

Além disso, todos os seus colaboradores também podem ter um e-mail personalizado ligado à empresa.

Flexibilidade

Normalmente, o acesso ao e-mail personalizado pode ser feito através do próprio Webmail contratado ou por meio de leitores como o Outlook, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, entre outros de sua preferência.

Caso você prefira, é possível também redirecionar a sua conta de e-mail personalizado para qualquer outro provedor que você já esteja familiarizado (dentro do Hotmail, Gmail, Yahoo etc., mas com sua própria conta).

Com esses motivos expostos, fica fácil perceber que o e-mail profissional pode realmente fazer a diferença. Conta para gente o que você achou das funcionalidades do e-mail profissional. Já se sente pronto para implantá-lo na sua empresa?

Segurança no e-mail profissional

Outro benefício do e-mail profissional é a segurança: ele reduz o risco das mensagens serem marcadas como spam ou enviadas diretamente para a lixeira do destinatário. 

Provavelmente, você verá um aumento nas taxas de entrega ao usar um endereço de e-mail profissional. Com ele, você obtém recursos de segurança para proteger a marca contra ataques de hackers, spamming e malware.

Se a sua empresa não realiza backups com frequência, ela pode estar perdendo informações importantes e abrindo brechas para que pessoas mal-intencionadas se aproveitem da situação para dar golpes. 

Um endereço profissional fornece a solução para o problema do backup regular dos e-mails e da confidencialidade, algo que gerenciadores gratuitos não garantem totalmente.

Com um e-mail profissional, você tem acesso a backup instalado com sua empresa de hospedagem de e-mail com a garantia de proteção de dados.

Isso manterá suas informações seguras e sempre acessíveis, com total privacidade, permitindo que você foque no que realmente importa: seus negócios.

Dicas para proteger seu e-mail profissional:

Sendo o e-mail uma peça fundamental no seu negócio online, certifique-se de que ele esteja seguro com algumas regras básicas. Muitos sistemas de e-mail são aperfeiçoados para garantir segurança extra, assim como outros softwares que podem auxiliar nesse processo.

Para garantir então a segurança do e-mail corporativo da sua empresa, veja algumas dicas que podem ser essenciais.

Evite troca de informações que são confidenciais:

É comum uma empresa possuir informações confidenciais que não podem ser enviadas para ninguém de fora da instituição, dentro da caixa de e-mail.

Para utilizar o e-mail profissional fora da empresa (como por exemplo, hotéis, aeroportos e shoppings), veja com os gestores de T.I para darem permissões que possam garantir a segurança de todos os usuários da empresa. É possível utilizar VPNs e outros protocolos de segurança.

Dessa forma, o e-mail e a empresa fica protegida de ataques de terceiros.

Cuidado ao abrir anexos de fora da empresa

Ao abrir um anexo de algum e-mail de fora da sua empresa, tenha muito cuidado! Se não for um remetente confiável, o cuidado é ainda maior, afinal, você pode acabar sendo vítima de malwares e até mesmo infectar toda a rede de e-mails da corporação.

Como se sabe, a tecnologia felizmente trouxe muitos benefícios. Dessa forma, sua empresa pode se aproveitar disso ao criar alertas dentro do gerenciador de e-mails quando algum e-mail vir de fora.

Além disso, sua empresa também pode implementar um serviço de armazenamento em nuvem, o que vai garantir mais segurança quando você enviar e-mails, compartilhando apenas o link e não o documento em si, para o destino.

Utilize a autenticação de 2 fatores

Como dito anteriormente, adotar o uso de VPN torna o e-mail muito mais seguro. Porém, outro método adicional a isso, é a autenticação de 2 fatores.

Esse método é recente e já tem criado muito segurança não apenas em e-mails, mas em contas de acesso a websites ou apps onde você precisa realizar algum pagamento. Dessa maneira, o usuário e o vendedor têm mais segurança na venda.

A autenticação de 2 fatores para e-mails pode ser utilizado através de algum aplicativo próprio para isso, por meio de SMS ou de e-mail. Dessa forma, o usuário confirma sua identidade e impede o acesso de terceiros.

Filtros anti spam

Os filtros anti spam funcionam geralmente para enviar diretamente para a caixa de spam, os e-mails que são potencialmente uma ameaça para sua caixa de entrada.

A equipe de TI ou com os responsáveis pela ferramenta de e-mail devem avaliar as características de um anti spam potente. Além disso, esse filtro de spam deve ter melhorias contínuas, isto é, estar sempre em atualização por parte da equipe de segurança e T.I.

Senha de segurança eficiente para seu e-mail profissional

Sabemos que ter uma senha única e utilizá-la em diversos lugares é tentador. Mas no e-mail – ainda mais o profissional, tenha muito cuidado para não fazer isso.

Recentemente o Google percebeu que muitas pessoas utilizam as mesmas senhas em diversas plataformas, e assim, resolveu aplicar em seu navegador um alerta sobre senhas utilizadas constantemente que podem estar ameaçando o seu acesso a diversas aplicações.

Isso significa que essas senhas podem ter vazado de alguma maneira para pessoas mal intencionadas que podem invadir até mesmo o seu e-mail.

Por isso, não dê chances para que seus dados estejam ameaçados e utilize senhas seguras. Essas senhas normalmente contém letras maiúsculas e minúsculas juntas, além de números não sequenciais e algum caractere especial (!, @, #, &, por exemplo).

Dessa forma, reforce com sua equipe sobre a utilização de senhas fortes. A sua equipe de T.I na empresa também pode implementar um sistema que obrigue o usuário a utilizar uma senha forte também, além de realizar uma mudança constante a cada 3 meses.

Apesar de parecer complicado para alguns usuários, essa prática é essencial para a segurança do e-mail profissional.

Newsletter com e-mail profissional

Ao adotar uma newsletter, você estará criando vantagem competitiva com uma boa estratégia de marketing digital. 

Diferente do e-mail marketing, a newsletter tem como objetivo, entregar conteúdos informativos. Assim, o consumidor que quer receber a newsletter, tem conteúdos que atendem a uma determinada necessidade que apenas o seu negócio pode suprir.

Quando você tem um serviço e oferece o recebimento de Newsletters, você acaba deixando que o consumidor conheça melhor o seu produto ou serviço antes de tomar uma decisão.

Assim, você o preparou com conteúdos exclusivos que podem ajudá-lo e, em seguida, entrega valor com seu serviço a ele.

Um ponto importante é traçar uma estratégia mensal ou semanal de newsletter utilizando o seu e-mail profissional, que poderá ser [email protected], por exemplo.

Existem inúmeras maneiras de fazer uma newsletter, e para isso, você pode ver o artigo que fala tudo sobre newsletter no blog da HostGator.

Pontos importantes do e-mail profissional

Para criar um ótimo e-mail profissional, lembre-se que ele precisa construir confiança e credibilidade. Para isso, existem três regras principais que precisam ser cumpridas.

  1. Consistência (o e-mail precisa refletir a essência da marca);
  2. Padronização (para colaboradores e áreas, agora e no futuro, quando a empresa crescer);
  3. Personalização. 

Se você cumprir essas três regras básicas, estará criando um ótimo e-mail profissional. Desse modo, ficará muito mais fácil trabalhar o branding da marca e melhorar o relacionamento com seu cliente.