Não é segredo que a internet hoje é uma das nossas principais formas de comunicação. Seja por meio de chamadas de vídeo, ligações online ou mensagens de texto, o tempo todo nos comunicamos com outros usuários e encontramos novas formas de transmitir o que pensamos. Nesse sentido, entender como responder e-mail profissional é essencial para quem trabalha em grandes organizações.

Sabendo disso, aqui neste artigo trouxemos diversas dicas para você que deseja descobrir como responder e-mail profissional de forma super assertiva e converter todas as mensagens que você recebe em vendas. Ficou curioso para saber mais? Continue de olho! 

O que é um e-mail profissional?

Geralmente, os e-mails profissionais costumam ter um domínio próprio com o nome da empresa a qual pertencem. No entanto, essa não é uma regra, tendo em vista que uma corporação pode criar um e-mail comum, mas utilizá-lo apenas para assuntos profissionais, tornando-o então, um e-mail corporativo. 

Nesse sentido, é preciso ter em mente que o que torna um e-mail profissional é o fato de ele ser divulgado como um contato da empresa. 

Sendo assim, essas contas precisam de uma dedicação constante, tendo em vista que são uma maneira simples de manter os clientes sempre bem atendidos e firmar ainda mais presença digital dentro da web. 

Como responder e-mail profissional?

Como você pode perceber acima, um e-mail profissional nada mais é do que o endereço eletrônico para contato com uma empresa. Sendo assim, se você já abriu o seu e está divulgando a conta, precisa estar preparado para lidar com as mensagens que receberá. 

Ao contrário do que muitos pensam, mesmo que o e-mail se trate de um tipo de contato informal, ele costuma ser bastante decisivo para o cliente quando o assunto é adquirir o seu produto ou não. 

Portanto, é necessário sempre se dedicar bastante as respostas, garantindo que elas serão satisfatórias em todos os sentidos. 

Porém, apenas tirar as dúvidas do cliente pode não ser o suficiente para fechar uma venda. Alguns outros fatores são super importantes e podem potencializar ainda mais os seus negócios. Continue acompanhando para entender mais!

Esqueça os formatos padrão 

Quando uma empresa grande possui um fluxo muito grande de recebimento de e-mails é comum que ela adote alguns formatos padrão de resposta. Essa é uma estratégia que facilita bastante a comunicação, tornando-a mais ágil, mas também pode ser um verdadeiro tiro no pé caso não seja realizada corretamente.

Isso porque é muito comum que os clientes identifiquem que receberam uma mensagem padrão, que não foi escrita de forma exclusiva. Quando o texto é satisfatório em relação às dúvidas isso até pode ser ok, mas caso seja apenas um conteúdo padrão, com toda a certeza gerará uma insatisfação bem grande. 

Por esse motivo, a melhor dica é separar um pouquinho do seu tempo para responder a cada e-mail de forma individual, falando exatamente sobre aquilo que o cliente perguntou. 

Além disso, evite jargões, mantendo a comunicação simples, mas pessoal. Desse modo, o seu cliente se sentirá muito mais bem tratado e grato pelo tempo que a empresa dispensou em responder suas dúvidas. 

Cuidado com a gramática e a ortográfica

Não há nada menos profissional do que um e-mail cheio de erros gramaticais e ortográficos. Por esse motivo, uma das dicas mais importantes com toda a certeza é sempre escrever da forma mais correta possível, conferindo e revisando o texto várias vezes antes de enviar para o cliente. 

No entanto, é preciso prestar atenção e lembrar que escrever corretamente não é sinônimo de uma linguagem formal. A sua resposta para os clientes deve ser bem escrita, mas ainda manter a comunicação acessível, sem palavras difíceis de entender ou termos que geram ambiguidade. 

A melhor dica aqui é ser direto e claro, imaginando que está conversando com o cliente pessoalmente. 

Além disso, caso o nome do usuário esteja disponível em seu endereço, também é bacana saudá-lo com ele no começo e ao final do e-mail, garantindo mais proximidade entre ambas as partes e uma resposta ainda mais exclusiva para o seu consumidor. 

Não fuja das perguntas 

É muito comum que o nosso produto ou serviço tenha um ponto que não é tão atrativo para os consumidores. Afinal, tudo tem o ônus e o bônus, mas o sucesso das suas vendas depende diretamente de como você aborda essas questões com os consumidores. 

Muitas empresas acreditam que a melhor maneira é se esgueirar e não focar nesses pontos, deixando o consumidor cego em relação a eles. No entanto, essa costuma ser uma armadilha, tendo em vista que pode gerar muitas complicações no pós-venda, além de não ser nada bacana para a imagem da companhia. 

Sendo assim, a melhor dica é nunca fugir das perguntas difíceis na hora de responder o e-mail profissional. 

Fale sempre a verdade e responda tudo aquilo que o cliente perguntou, sempre focando nos aspectos positivos do que você está oferecendo. Com essa atitude você transmitirá muito mais credibilidade ao seu consumidor, que verá que a sua empresa é séria e age com honestidade desde a pré-venda.

Sempre lembre do marketing 

Há muitos anos o e-mail marketing se consolidou como uma das estratégias de divulgação mais efetivas para negócios online. Afinal, ele é uma forma simples, direta e certeira de atingir os clientes e garantir que eles fiquem sabendo de suas promoções. 

Por esse motivo, antes de finalizar a resposta de um e-mail profissional, lembre-se sempre de dar aquela divulgada para o cliente. Pode ser uma promoção sazonal que está rolando na sua loja, um novo produto que entrou para o catálogo ou até mesmo aquele descontinho exclusivo para chamar a atenção. 

O que é importante é realizar o “Call to action”, em português, “chamada para a ação”, onde convidamos o cliente para seguir em frente e finalizar a sua compra. Com esse simples detalhe você consegue direcionar o seu consumidor para o que deseja que ele faça e ainda aproveita o canal de contato já estabelecido para continuar divulgando. 

Trabalhe sempre com agilidade

Como comentamos anteriormente, é essencial separar um tempo para responder cada e-mail de cliente de forma individual, garantindo uma resposta coerente e coesa em todos os sentidos. No entanto, essa organização não deve fazer com que a sua comunicação com os consumidores se torne lenta. 

Para o sucesso de uma venda é essencial que você sempre responda os seus clientes de forma rápida, levando menos de 24 horas para realizar a devolutiva. A partir desse tempo é comum que os usuários esqueçam do e-mail enviado ou deixem de dar relevância ao assunto, fazendo com que você perca uma venda que já estava quase concluída. 

Conclusão

A melhor dica é se organizar e separar um horário do dia exclusivamente para responder e-mails. Desse modo, você garante que nenhum texto ficará para trás e todos os dias ganha novas oportunidades de negociar e fazer o seu negócio crescer cada vez mais. 

E aí, gostou das nossas dicas de como responder e-mail profissional? Está pronto para melhorar a sua comunicação com os clientes? Se sim, continue de olho no nosso blog e descubra ainda mais conteúdos que vão te ajudar a alcançar o sucesso através da web!