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Saiba como organizar uma caixa de e-mail lotada

terça-feira, 19 de maio de 2020 | Comentários

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Mesmo com o surgimento de outras tecnologias, o e-mail continua sendo uma das principais ferramentas de comunicação. Diariamente, são enviadas cerca de 270 bilhões de mensagens utilizando essa plataforma, o que aumenta a necessidade de saber como organizar uma caixa de e-mail.

Através dele, as empresas mantêm contato com seus fornecedores, clientes e colaboradores, além de ficarem por dentro das promoções e novidades do segmento. Em meio a tantos contatos, é fácil perder o controle e, principalmente, a hora. Logo, como organizar a caixa de e-mail para não ter sua produtividade prejudicada?

Nesse artigo, daremos dicas para evitar que a sua caixa de entrada fique lotada a ponto de deixar passar mensagens importantes. Mostraremos também algumas ferramentas que podem facilitar nessa missão.

Boa leitura!

Você vai ler neste conteúdo!

6 dicas de como organizar caixa de e-mail

  1. Crie diferentes pastas na sua caixa de entrada
  2. Filtre seus e-mails automaticamente
  3. Use as abas no Gmail
  4. Evite deixar e-mails já lidos na caixa de entrada
  5. Adicione estrelas nos e-mails importantes
  6. Cancele e-mails inúteis

5 ferramentas que ajudam a organizar a caixa de e-mail

  1. Unroll.me
  2. IFTTT
  3. Google Inbox
  4. Sortd
  5. Checker Plus

6 dicas de como organizar sua caixa de e-mail

Se você está cansado de ver sua caixa de entrada lotada e desorganizada, confira algumas dicas simples que facilitarão esse processo.

1. Crie diferentes pastas na sua caixa de entrada

Por mais trabalhoso que possa parecer, criar pastas diferentes para organizar seu e-mail profissional fará você poupar tempo. Com isso, você poderá dar prioridade aqueles que são realmente relevantes para o negócio.

Crie marcadores para dividir assuntos, como:

  • Clientes;
  • Compras;
  • Vendas.

É importante, porém, ficar atento aos exageros, pois a ideia aqui é tornar sua caixa gerenciável – e não ainda mais trabalhosa de lidar. Para não gerar confusão e acabar se perdendo em tantas categorias, o ideal é contar com até três pastas.

Para organizar a caixa de entrada no Gmail, basta ir até o menu localizado no lado esquerdo, clicar em “mais” e, em seguida, “criar novo marcador”. Logo abaixo é possível também gerenciá-los, como alterar a ordem de visualização e modificar o nome.

Organizar-caixa-email

Agora se você deseja organizar a caixa de entrada do Outlook, clique com o botão direito do mouse em cima do local onde deseja criar e selecione “nova pasta”.

Caixa-email

2. Filtre seus e-mails automaticamente

Por mais simples que essa dica de como organizar caixa de entrada possa parecer, é uma das mais eficientes, e poupa tempo e trabalho. Para fazer com que as mensagens caiam diretamente na pasta relacionada, você pode configurar o e-mail para que ele as filtre automaticamente.

Você pode categorizar por:

  • Assunto;
  • Remetente;
  • Palavra-chave contida no título ou corpo de e-mail.

Caixa-email-profissional

Esse mesmo processo já é feito pela maioria das plataformas quando o e-mail é considerado spam, por exemplo.

3. Use as abas no Gmail

As abas são uma funcionalidade que o Google oferece para organizar a caixa de entrada. Elas são criadas automaticamente e você pode selecionar qual deseja ativar. Caso receba muitos e-mails marketing, por exemplo, é possível centralizá-los na aba Promoções.

Funcionalidades-que-o-Google-oferece-para-organizar-a-caixa-de-entrada

O interessante é, caso um e-mail caia em uma pasta errada, você pode movê-la até a correta. Desta forma a ferramenta vai entender a mudança e passar a seguir a nova regra.

4. Evite deixar e-mails já lidos na caixa de entrada

Essa é uma regra básica de como organizar caixa de e-mail. Se você já leu a mensagem e ela não de encaixa no seu fluxo de trabalho, simplesmente arquive-a ou descarte-a. Guardar conteúdos irrelevantes apenas deixa a sua caixa cheia e desorganizada.

5. Adicione estrelas nos e-mails importantes

Outra funcionalidade que ajuda a organizar caixa de entrada no Google é o sistema de estrelas. Com ele, você marca mensagens importantes ou aquelas que deseja acessar depois, já que elas são direcionadas para uma pasta separada.

6. Cancele e-mails inúteis

Os e-mails profissionais costumam estar inscritos em uma série de listas de newsletter e promoções, principalmente quem trabalha diretamente com compras e vendas. Caso você repare que essas mensagens não estão sendo lidas, talvez seja a hora de cancelar a inscrição.

Geralmente você pode fazer isso diretamente no e-mail marketing, pois grande parte conta com um botão de cancelamento no rodapé.
Como-descadrastar-campanhas-de-email

5 ferramentas que ajudam a organizar a caixa de e-mail

Existem algumas ferramentas, entre aplicativos, sites e extensões do browser, que ajudam quem deseja saber como organizar uma caixa de e-mail. Confira as principais a seguir!

1. Unroll.me

Essa ferramenta gratuita facilita o processo de cancelamento da inscrição de newsletter e e-mail marketing que não são lidos. Ele faz o descadastramento em massa e de assinaturas selecionadas.

2. IFTTT

O IFTTT, que é a abreviação de “If This Then That”, é uma ferramenta de produtividade que permite automatizar tarefas. Você pode programar dispositivos e aplicativos para, por exemplo:

  • Enviar lembretes de e-mails;
  • Direcionar documentos anexos diretamente para o Dropbox;
  • Salvar mensagens de contatos relevantes.

3. Google Inbox

Essa ferramenta do Google permite processar cada e-mail como uma tarefa. Ele oferece funcionalidades como adiar a leitura de uma mensagem e criar lembretes.

4. Sortd

Sua função é gerenciar e-mails, tarefas e trabalhos em equipe diretamente na caixa de entrada do Gmail. Ele cria listas e colunas, facilitando a sua classificação.

5. Checker Plus

Trata-se de uma extensão do navegador Google Chrome que permite gerenciar caixas de entrada de diversos e-mails em um único local, o Gmail. Outra funcionalidade que ele oferece é a possibilidade de receber notificações mesmo quando ele não está aberto.

Além de saber como organizar uma caixa de e-mail, lembre-se que é essencial separar o particular do profissional. Logo, é imprescindível que qualquer negócio ofereça uma ferramenta corporativa para todos os colaboradores.

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